Chaque inscription reçue doit être traitée dans le menu Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation afin de l'accepter ou de la refuser. Vous avez aussi la possibilité de changer un membre de groupe avant de l'accepter.

Accéder aux inscriptions en attente d'acceptation

Dans le menu de gauche, cliquez sur Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation.
 

Rechercher une inscription

Cliquez sur le bouton Filtres pour affiner la liste affichée.

Les filtres disponibles sont :

• Facture
• Nom
• Saison

Lorsqu'un filtre est actif, une bulle bleue s'affiche sur le bouton Filtres.

Une fois votre critère sélectionné, inscrivez les mots-clés recherchés, puis cliquez sur Appliquer.

Pour modifier un filtre actif, cliquez sur la case grise contenant votre recherche, ajustez les mots-clés, puis cliquez de nouveau sur Appliquer.

Pour supprimer un filtre, cliquez sur le X dans le coin supérieur droit de la case grise du filtre.
 

Trier les colonnes

En cliquant sur les entêtes Date, Nom, Saison, Facture et Statut, vous avez la possibilité de trier les colonnes afin d'afficher les lignes de votre tableau en ordre croissant ou décroissant.
 

Tableau des inscriptions en attente d'acceptation

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Date : date et heure à laquelle l'inscription a été complétée. Par défaut, les inscriptions les plus récentes s'affichent en premier.
• Saison : détails de l'activité à laquelle le client est inscrit (saison, sous-saison, activité, catégorie et groupe). Les étapes de la saison sont cliquables et dirigent vers le menu Saison.
• Nom : nom du participant inscrit à l'activité. S'il s'agit de l'inscription d'un enfant, le nom du parent est affiché sous celui de l'enfant. Cliquez sur les liens bleus pour accéder au dossier du membre correspondant → Consulter le dossier d'un membre
• Numéro de facture : numéro de facture généré après l'inscription du participant. Cliquez sur le numéro pour consulter la facture et vérifier que le client a sélectionné les bons produits et appliqué les bons rabais (ex. : valider les rabais, le choix des produits, les frais non-résidents, etc.). Cliquez sur le nom du client sous le numéro de facture pour accéder à son dossier financier (menu Finances - Clients).
• Facture : montant total de la facture et balance à payer. Si le solde est inférieur au montant total, cela signifie qu'un paiement partiel ou complet a déjà été effectué.
• Statut : statut de la demande d'inscription. Le statut est toujours En attente dans ce menu. Dès que l'inscription est traitée, elle est dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accepter les inscriptions en lot

Pour accepter plusieurs inscriptions à la fois, directement depuis la liste principale :

• Cochez la case à gauche du nom des participants que vous souhaitez accepter.
• Cliquez sur le menu Actions, puis sélectionnez Accepter ou Accepter sans notification.
  • Accepter : le parent ou le membre reçoit un courriel confirmant que l'inscription a été acceptée.
  • Accepter sans notification : les inscriptions sont acceptées, mais aucun courriel n'est envoyé au parent ou au membre.
• Une fenêtre de confirmation s'affiche. Confirmez votre action.
• Une fois les inscriptions acceptées, celles-ci sont dirigées vers le menu Acceptées/Refusées.

Traiter une inscription individuellement

Accéder au détail d'une inscription

Cliquez sur l'icônel'icône à gauche d'une inscription, dans la liste principale, pour accéder à sa page détaillée.

La page affiche :

• les onglets Général et Détails
• les informations générales du participant et du parent (les informations du parent s'affichent uniquement si l'inscription a été faite par ce dernier)
• le tableau Liste des inscriptions

Si des licences sont liées à ce participant, un lien bleu s'affiche sous ses informations. Ce lien vous permet d'accéder plus rapidement à l'onglet Licences dans le dossier du membre si la licence doit être modifiée ou supprimée.

Si le participant s'est inscrit dans plus d'un groupe dans le même formulaire d'inscription, chaque inscription est affichée sur une ligne distincte dans le tableau Liste des inscriptions, ce qui permet de les traiter une par une.

La colonne Traiter du tableau Liste des inscriptions affiche quatre icônes pour chaque inscription :

Accepter

Accepter sans notification

Refuser 

Changer de groupe

Accepter une inscription

Cliquez sur l'icône pour Accepter l'inscription du membre.

L'inscription est automatiquement dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accepter une inscription sans notification

Cliquez sur l'icône pour Accepter sans notification l'inscription du membre sans envoyer de courriel de confirmation au parent ou au membre inscrit.

Refuser une inscription

Cliquez sur l'icône pour Refuser.

Une fenêtre s'affiche, indiquant les modifications qui seront effectuées sur la facture.

Il est aussi possible de retirer des produits qui avaient été facturés et qui ne sont pas affichés, dans la section Produits retirés, en cliquant sur le + dans le bas de la section.

• Sélectionnez le produit.
• Inscrivez la quantité en négatif et le montant en positif.

La colonne Ajustement total reflète ce qui sera crédité.

Cliquez sur Soumettre en bas à droite pour confirmer le refus de cette inscription.

Si des produits connexes ou des licences ont été facturés, consultez la documentation suivante afin de vous assurer que tous les éléments de la facture sont crédités :

• Pour créditer une licence, traitez-la directement dans le dossier du membre → Supprimer et rembourser l'inscription d'un membre
• Pour créditer les produits connexes, procédez à la validation des inscriptions → Validation des inscriptions
   

Changer un membre de groupe

Cliquez sur l'icône pour Changer de groupe. Vous pouvez utiliser cette option dans les situations suivantes :

• Le membre ne s'est pas inscrit dans le bon groupe.
• Le membre n'a pas sélectionné le bon produit (par exemple, il a sélectionné le produit résident alors qu'il est non résident — dans ce cas précis, il suffit de modifier le produit).

Dans la section Sélectionner un groupe (Saison / Sous-saison / Activité / Catégorie / Groupe), sélectionnez l'activité, la catégorie, le groupe ainsi que le produit souhaité pour changer le membre de groupe.

• La section Produits ajoutés indique le nouveau produit ainsi que son prix. Vous pouvez modifier le prix dans la case Prix unitaire, si nécessaire.
   
• Vous pouvez ajouter des produits supplémentaires à la facture en cliquant sur le + dans la section Produit et en sélectionnant le produit souhaité (par exemple, si le client a oublié de sélectionner son rabais pour un deuxième enfant ou d'ajouter un chandail à son inscription).
   
• La section Produits retirés indique le produit qui avait été facturé lors de l'inscription initiale et qui sera crédité.
   

Cliquez sur Soumettre en bas à droite pour confirmer votre changement de groupe.

Communications envoyées aux membres

Dès qu'une inscription en attente est traitée, le client reçoit un courriel l'informant que l'inscription a été acceptée ou refusée.