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Vos plateaux et sous-plateaux auront déjà été créés au préalable. Certaines informations peuvent néanmoins être configurées par votre organisation. Accéder aux plateaux d'un site En cliquant sur l'un de vos sites, vous accédez aux plateaux de celui-ci, dans l'onglet Plateaux. La liste des plateaux de ce site s'affiche. Pour accéder au détail d'un
Les restrictions permettent de bloquer des plages horaires sur un plateau lorsqu’il n’est pas disponible. Elles peuvent être utilisées, par exemple, pour indiquer : l’entretien d’un terrain la fermeture d’une glace une période de maintenance toute autre indisponibilité temporaire Une restriction peut être créée à partir du Calendrier ou de la Liste
La section Plages horaires de disponibilité permet de définir, pour chaque plateau, les journées et les heures où celui-ci est offert à vos clients pour la réservation en ligne. Important : La plage de disponibilité configurée ici doit obligatoirement correspondre à un tarif déjà configuré dans la Grille tarifaire pour ce plateau. Par exemple, si un
Cette section vous permet de consulter les données financières de vos clients : factures, paiements, remboursements, versements et cartes de paiement. Le tableau des clients affiche les colonnes suivantes : Actions, Nom, # de client, Type, Note et Solde. Accéder aux clients Dans le menu de gauche, cliquez sur Finances - Clients. Rechercher un cl
Cette étape vous permet de créer les clients de votre organisation dans Splex. Si votre organisation utilisait Splex 1.0, certains clients peuvent déjà avoir été importés. Accéder à la page Clients Dans le menu de gauche, cliquez sur Planificateurs Cliquez ensuite sur Clients Cliquez sur Ajouter Créer un client Dans la fenêtre de création du
La page Clients vous permet de consulter l’ensemble des clients de votre organisation. À partir du dossier d’un client, vous pouvez accéder à ses informations, consulter ses réservations et ses contrats, gérer ses contacts, définir ses valeurs par défaut et configurer certains paramètres propres à ce client. Accéder à la liste des clients Dans le me
Informations générales de votre organisation Le menu Général des Paramètres de votre organisation vous permet de mettre à jour Cette section vous permet de configurer les paramètres de votre organisation. Accéder aux paramètres généraux Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres organisation, puis sur Général. Champs modifiables Logo : cliqu
Cette section vous permet de gérer le cycle de vie d'une facture manuelle : la créer pour un client précis, la modifier ou la supprimer tant qu'elle est en brouillon, puis la renverser (annuler) si nécessaire. Vous pouvez aussi, à partir du menu Finances - Factures, envoyer un rappel à tous les clients ayant un montant à payer. Le tableau des factur
Le menu Finances - Factures affiche toutes les factures produites dans votre organisation. Vous pouvez y consulter les factures, envoyer des rappels de paiement en lot et créer des factures manuelles. Accéder aux factures Dans le menu de gauche, cliquez sur Finances, puis sur Factures. La liste affiche les colonnes suivantes : No facture Client Date
Cette section vous permet de créer les différents services disponibles pour vos clients lors de la réservation de plateaux. Important : Les produits et les types de services doivent être créés avant de créer vos services. Pour plus de détails, consultez la documentation → Produits - Créer vos listes de produits et Contrat - Types de services
Cette section permet d'ajouter les différents aménagements offerts sur vos plateaux (ex. : toilettes, vestiaires, buts, Wi-Fi). Cette option facultative et s'adresse uniquement aux organisations qui disposent d'aménagement spécifique pour certains plateaux. Accéder aux aménagements Dans le menu de gauche, cliquez sur Plateaux, puis sur Aménagement
Informations de contact de votre organisation Le menu Informations de contact des Paramètres de votre organisation vous permet Cette section vous permet de configurer les informations de contact de votre organisation. Important : Les informations de contact doivent être celles de l'organisation, et non les informations personnelles du contact.
Les comptes de Grand Livre permettent d'organiser vos produits dans le système. Ils ont un impact sur certains rapports, dont les rapports de vente et de grand livre, qui affichent leurs résultats selon vos comptes de Grand Livre. Important : Avant de créer vos produits, vous devez avoir préalablement créé vos comptes de Grand Livre, afin de pouvoir
Dans une étape personnalisée de votre formulaire d'inscription, il est possible d'ajouter deux types de questions : celles de Questions de membre et celles de Formulaire. Il est essentiel de comprendre la différence entre ces deux types de questions, car elles sont utilisées de manière distincte dans les formulaires d'inscription. Important : Pour a
Cette section affiche les problèmes survenus lors de la synchronisation des plages horaires provenant de Spordle Play vers Splex. Lorsqu'une plage horaire importée ne peut pas être associée à une réservation existante, ou que le client est inconnu, un problème d'importation est créé. C'est ici que vous pouvez les consulter et les résoudre. Accéder a
Rappel de factures Le système vous permet de faire parvenir un courriel à un membre n'ayant pas enco Cette section vous permet d'envoyer un courriel de rappel à un client qui n'a pas encore payé sa facture. Le système lui fait parvenir à nouveau la facture en lui rappelant qu'elle est impayée. Vous pouvez envoyer des rappels de deux façons : en lot,
Cette section permet de créer les différents types de clients. Vous pourrez ensuite ajouter un client indépendant à votre système de façon simple et rapide. Cette procédure assure que toutes les informations essentielles sont bien remplies dans la fiche client. Accéder aux types de clients Dans le menu de gauche, cliquez sur Finances, puis sur Typ
Les versements permettent de répartir le paiement d'une facture en plusieurs prélèvements sur la carte de crédit du client, à des dates prévues. Vous pouvez gérer les versements à deux endroits : Sous-menu Finances - Versements : affiche les versements de tous vos clients. Onglet Versements du dossier d'un client : affiche uniquement les versements
La section Formulaires en ligne permet de gérer vos formulaires d'inscription : les consulter, les créer, les copier, les éditer et les archiver. Important : Pour la configuration détaillée du contenu d'un formulaire (onglets, étapes, questions), consultez la documentation → Éditer un formulaire d'inscription Accéder aux formulaires en ligne Dan
Cette section vous permet de configurer votre formulaire de réservation en ligne. Le formulaire d'inscription comprend deux onglets, qui vous permettront de le configurer en fonction de vos besoins. Nous vous conseillons de commencer par les onglets de droite à gauche. Onglet Paramètres Cette section vous permet de configurer les paramètres de bas
Finances - Versements Les versements permettent de répartir le paiement d'une facture en plusieurs prél Les versements permettent de répartir le paiement d'une facture en plusieurs prélèvements sur la carte de crédit du client, à des dates prévues. Vous pouvez gérer les versements à deux endroits : Sous-menu Finances - Versements : affiche les verse
Cette section vous permet de créer les différents types de services disponibles pour vos clients lors de la réservation de plateaux. Important : Les types de services doivent être créés avant de créer vos Services. Accéder aux types de services Dans le menu de gauche, cliquez sur Contrats - Types de services Créer un type de service Cliquez s
Cette section permet de créer les différents types de plateau disponibles pour vos sites (ex. : terrain de balle, glace, gymnase, salle). Accéder aux types de plateau Dans le menu de gauche, cliquez sur Plateaux, puis sur Types de plateau. Tableau des types de plateaux Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom : nom du type de plateau. Abr
Vos types de plateaux, ainsi que vos sites, plateaux et sous-plateaux, auront déjà été créés au préalable. Certaines informations peuvent néanmoins être configurées par votre organisation. Accéder aux sites Dans le menu de gauche, cliquez sur Plateaux, puis sur Sites. La liste de vos sites s'affiche. Rechercher un site Cliquez sur le bouton Filt
Finances - Remboursements Cette section vous permet de consulter les remboursements effectués à vos clients, de les annuler et d'ajouter des remboursements par carte de crédit ou par méthode manuelle (chèque, comptant, virement, etc.). Le tableau des remboursements affiche les colonnes suivantes : No, Date, Client, Type, No factures, Total, Note,
Cette section affiche la liste de tous les devis créés pour vos clients. Un devis permet de soumettre une proposition de réservation à un client avant de la convertir en contrat officiel. Accéder à la liste des devis Dans le menu de gauche, cliquez sur Contrats -Liste des devis Comprendre le tableau des devis Le tableau affiche les colonnes suiv
Si vous souhaitez offrir la réservation de vos plateaux en ligne à vos utilisateur, cette section vous permet de gérer le formulaire de réservation. Notre équipe de soutien vous accompagne lors de création de votre 1er formulaire de réservation en ligne. Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, veuillez communiquer avec nous à support@splext
Cette section affiche la liste de tous les contrats créés pour vos clients. Vous pouvez y rechercher, filtrer, ajouter et supprimer des contrats. Accéder à la liste des contrats Dans le menu de gauche, cliquez sur Contrats - Liste des contrats Comprendre le tableau des contrats Le tableau affiche les colonnes suivantes : Numéro : numéro unique d
Le calendrier en ligne est un calendrier de réservation que votre organisation peut afficher sur son site web. Il permet à vos clients de consulter les plages horaires disponibles et réservées pour vos plateaux. Important : La configuration initiale du calendrier en ligne est effectuée par Splex lors de la configuration de votre organisation. Vous
Produits - Configuration Vous avez la possibilité de configurer votre devise par défaut, vous n'aurez ains Cette section vous permet de configurer votre devise par défaut ainsi que vos taxes. Une fois la devise configurée, vous n'aurez plus à la sélectionner à chaque création de produit. Devise Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits - Config
La section En attente d'acceptation affiche les réservations effectuées par vos clients via le formulaire de réservation en ligne, qui doivent être acceptées ou refusées par un administrateur afin d'être confirmées. Important : Pour plus de détails sur la création d'une réservation par un client, consultez la documentation → Formulaire de réservat
Principalement utilisée par les villes dont le territoire est divisé de façon logique, cette section permet d'ajouter les secteurs municipaux et d'associer chaque plateau à la zone correspondante, ce qui permet ensuite de filtrer les données en fonction de celle-ci. Cette option est facultative et ne s'applique que si votre organisation utilise des
La section Acceptées/Refusées affiche l'historique des réservations en ligne ayant déjà été traitées par un administrateur, qu'elles aient été acceptées ou refusées. Accéder aux réservations acceptées et refusées Dans le menu de gauche, cliquez sur Réservations en ligne, puis sur Acceptées/Refusées. La liste affiche les colonnes suivantes pour chaqu
Éditer le formulaire d'inscription Le formulaire d'inscription comprend trois onglets qui vous permettent de le configurer selon vos besoins : Configuration d'inscription, Paramètres et Étapes du formulaire. Nous vous conseillons de les configurer de droite à gauche, dans cet ordre. Important : Pour la gestion de la liste de vos formulaires (créer,
Cette section vous permet de créer vos contrats régissant vos termes et conditions. Accéder aux modèles de contrat Dans le menu de gauche, cliquez sur Contrats - Modèles de contrat Créer un modèle de contrat Cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut à droite de la page La page de création s'ouvre avec les sections suivantes. Informations géné
Le dossier d'un membre regroupe l'ensemble de ses informations : ses inscriptions, ses coordonnées, ses licences et ses tests et formations. Accéder au dossier d'un membre Dans Membres - Liste des membres, recherchez le membre souhaité. Cliquer sur l'icône pour accéder à son dossier Pour plus de détails sur la recherche et les filtres disponibles,
Les produits correspondent à tous les éléments qui mènent à la création d'une facture. S'il y a lieu, vous devez aussi créer les produits qui sont à 0,00$ ainsi que vos rabais avec un montant négatif. Lorsque vous ajoutez un produit, il doit être associé à une catégorie précise. Il est donc indispensable de créer vos comptes de Grand Livre avant d’a
Cette section permet de définir les règles générales qui encadrent les réservations en ligne effectuées par vos clients, notamment le délai minimum avant lequel une réservation peut être faite et l'envoi de notifications aux administrateurs pour les réservations de dernière minute. Accéder aux paramètres Dans le menu de gauche, cliquez sur Réserva
Ce menu permet de configurer les vestiaires qui seront affichés sur les télévisions de votre organisation. Important : La configuration de l'affichage pour vos TV Vestiaires est normalement préconfiguré par Splex. Il est toutefois possible pour votre organisation de modifier les couleurs et informations ou d'ajouter d'autres plateaux. Accéder
Cette section vous permet de configurer la cinquième et dernière étape de la structure de vos activités : les Groupes. L'étape Groupes correspond généralement à l'équipe, la plage horaire ou au nom de groupe (ex. : Mardi 18h-19h, Aréna XYZ, Junior 1). Les participants s'inscrivent dans les groupes, c'est donc à cet endroit que la plupart des configu
Finances - Clients Le menu Finances - Clients, vous permet de consulter les données financières de v Cette section vous permet de consulter les données financières de vos clients : factures, paiements, remboursements, versements et cartes de paiement. Le tableau des clients affiche les colonnes suivantes : Actions, Nom, # de client, Type, Note et So
Si vous procéder à l'inscription de votre enfant, vous devez tout d'abord créer votre compte principale (parent) en suivant la procédure Créer votre compte Splex et ensuite ajouter vos enfants à votre compte en suivant la procédure ci-dessous. Vous avez deux façons d'ajouter un compte enfant à votre compte Splex Créer un compte enfant à partir d
Cette page vous permet de consulter et de gérer toutes les informations liées au devis d'un client : ses réservations, ses services et ses devis générés. Une fois le devis accepté par le client, vous pouvez le convertir en contrat. Accéder au devis d'un client Dans Contrats - Liste des devis, recherchez le devis souhaité Cliquez sur l'icône à gauc
La section Liste des réservations permet de consulter l’ensemble des réservations créées dans le planificateur. À partir de cette page, vous pouvez : rechercher des réservations précises à l’aide des filtres ajouter une nouvelle réservation modifier plusieurs réservations à la fois supprimer une ou plusieurs réservations annuler une ou plusieurs rés
Ajouter un administrateur Splex vous permet d’ajouter un ou plusieurs administrateurs dans votre organisati Cette page permet de gérer les administrateurs de votre organisation. Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom Courriel Statut (Actif ou En attente) Accéder aux administrateurs Dans le menu de gauche, cliquez sur Administrateurs. A
Cette page regroupe tous les sites, plateaux et types de plateau qui ont été archivés. Accéder aux éléments archivés Dans le menu de gauche, cliquez sur Plateaux, puis sur Éléments archivés. Trois onglets sont disponibles : Sites, Plateaux et Types de plateau Onglet Sites Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom Abréviation Cliquez sur
La section Grille tarifaire permet de configurer les tarifs associés à vos plateaux. Les tarifs sont définis par période. Vous pouvez donc créer une période tarifaire, comme Été 2026 ou 2025-2026 , puis y associer les produits et les tarifs applicables à chaque plateau. Avant de configurer une grille tarifaire, les produits doivent avoir été créés d
La section Sous-activités permet de créer des variantes ou des divisions liées à une activité principale. Une sous-activité doit être associée à au moins une activité. Elle permet de préciser le type de réservation tout en conservant un lien avec l’activité principale. Par exemple : Activité principale Sous-Activité Patinage artistique Adulte, Enfan
Finances - Paiements Cette section vous permet de consulter les paiements de vos clients et d'applique Cette section vous permet de consulter les paiements de vos clients et d'appliquer des paiements manuels à leurs factures. Les paiements faits en ligne par carte de crédit sont traités automatiquement et ajoutés au dossier du client. Les paiements
Cette section vous permet de consulter les remboursements effectués à vos clients, de les annuler et d'ajouter des remboursements par carte de crédit ou par méthode manuelle (chèque, comptant, virement, etc.). Le tableau des remboursements affiche les colonnes suivantes : No, Date, Client, Type, No factures, Total, Note, Numéro de référence et Statu
La section Tarifs spéciaux permet de créer des tarifs particuliers pour les employés, pour des événements ou des locations à tarif fixe. Ces tarifs peuvent ensuite être utilisés lors de la création d’une réservation, selon le type de tarification sélectionné. Accéder à la configuration des sous-activités Dans le menu de gauche, cliquez sur Planific
Cette section vous permet de consulter les paiements de vos clients et d'appliquer des paiements manuels à leurs factures. Les paiements faits en ligne par carte de crédit sont traités automatiquement et ajoutés au dossier du client. Les paiements effectués par une méthode manuelle (comptant, chèque, virement, certificat cadeau, etc.) doivent être a
Cette section regroupe les questions les plus fréquemment posées au sujet de la configuration de vos inscriptions en lgine. Pour une procédure détaillée, chaque réponse vous indique le lien vers la documentation complète. Cliquez sur une question pour afficher sa réponse. J’ai annulé une inscription mais la licence ou le produit connexe n’ont pas
Le menu Mes cartes de crédit vous permet de faire la gestion de vos cartes de crédit pour soit faire la modification des informations liées à votre carte de crédit, soit en ajoutant ou supprimant une carte. Toutes les organisations dans lesquelles vous ou votre enfant êtes inscrits s'afficheront dans un tableau avec les informations suivantes : No
Ce rapport vous permet de générer les factures en ligne et manuelles qui ont été générées. Rapport de Factures Dans ce rapport, toutes les factures émises durant la plage de dates sélectionnée s’afficheront sur une seule ligne, même si elles incluent plusieurs produits ou crédits. Option de personnalisation (date) Ce rapport vous permet de sélec
Cette section vous permet de traiter chaque inscription reçue afin de l'accepter ou de la refuser. Vous avez aussi la possibilité de changer un membre de groupe avant d'accepter son inscription. Le tableau des inscriptions en attente affiche les colonnes suivantes : Date, Saison, Nom, Numéro de facture, Facture et Statut. Une fois traitée, l'inscrip
La section Liste des membres permet de consulter l'ensemble des membres de votre organisation. À partir de cette page, vous pouvez : rechercher un membre précis à l'aide des filtres consulter la fiche d'un membre inviter un nouveau membre téléverser des photos de membres fusionner ou archiver un ou plusieurs membres Accéder à la liste des membres
L’option du module de téléchargement de musique doit être activée par Splex, vous devez communiquer avec nous à support@splextech.com afin d'en faire la demande. Ce module vous permettra de demander à vos participants de télécharger leur fichier de musique en vue d'une compétition. Une fois le module activé, une nouvelle option s’affichera dans tous
La section Archivés et fusionnés affiche tous les membres qui ont été archivés ou fusionnés depuis Membres - Liste des membres. À partir de cette page, vous pouvez : rechercher un membre archivé ou fusionné à l'aide des filtres consulter le dossier complet d'un membre archivé ou fusionné restaurer un membre dans la liste active des membres Accéder
Cette page vous permet de consulter et de gérer toutes les informations liées au contrat d'un client : ses réservations, ses services, sa facturation et ses contrats générés. Accéder au contrat d'un client Dans Contrats - Liste des contrats, recherchez le contrat souhaité Cliquez sur l'icône à gauche de la ligne La page du contrat s'ouvre avec cin
Cette section vous permet de consulter et de gérer l’ensemble de vos réservations ainsi que vos plages horaires selon les plateaux sélectionnés. Le calendrier s’affiche à droite de l’écran. Les couleurs des événements correspondent aux activités configurées dans votre système. Pour plus de détails sur la configuration des activités, consultez la doc
Cette section regroupe les questions les plus fréquemment posées au sujet de la gestion des réservations et du calendrier. Pour une procédure détaillée, chaque réponse vous indique le lien vers la documentation complète. Cliquez sur une question pour afficher sa réponse. Comment créer un contrat pour les réservations d'un client ? Une fois les ré
Cette section regroupe les questions les plus fréquemment posées au sujet de la facturation et des contrats. Pour une procédure détaillée, chaque réponse vous indique le lien vers la documentation complète. Cliquez sur une question pour afficher sa réponse. Quelles sont les étapes pour créer un contrat de réservation ? Ajoutez toutes les réservat
Cette section vous permet de gérer les groupes ayant au moins un membre en liste d'attente. Vous pouvez : consulter le nombre de membres en liste d'attente et de places disponibles par groupe; accéder aux membres inscrits, en attente d'acceptation et en liste d'attente d'un groupe; inviter un membre de la liste d'attente à compléter son inscription;
La section Activités permet de créer les activités offertes par votre organisation. Les activités sont utilisées pour identifier les types de réservations dans le calendrier. La couleur associée à chaque activité permet de les repérer plus facilement dans le calendrier de réservation en ligne. Accéder à la configuration des activités Dans le menu de
Cette section vous permet de configurer les quatre premières étapes de la structure de vos activités : Saisons, Sous-saisons, Activités et Catégories. Ces étapes forment, avec l'étape Groupes, l'organigramme complet de vos activités. Le processus de configuration comprend cinq étapes obligatoires. Il n'est pas possible d'en ajouter ou d'en retirer,
Rappel de factures Le système vous permet de faire un courriel à un membre n'ayant pas encore payé s Cette section vous permet d'envoyer un courriel de rappel à un client qui n'a pas encore payé sa facture. Le système lui fait parvenir à nouveau la facture en lui rappelant qu'elle est impayée. Vous pouvez envoyer des rappels de deux façons : en lot,
Pour effectuer un remboursement, le client doit obligatoirement avoir dans son compte un solde créditeur. Un solde créditeur peut être généré par l'une des situations suivantes : Refus d'une inscription partiellement ou totalement payée; Annulation d'une inscription déjà partiellement ou totalement payée; Ajustement d'une inscription dont le mont
Vous pouvez accéder à vos relevés fiscaux soit vos relevés 24 ou vos crédits d'impôt, et ce directement dans votre compte Splex. Connectez-vous à votre compte via le site de Splex https://app.splextech.com N'oubliez pas que vous devez vous connecter en utilisant la même méthode de connexion sélectionnée lors de la création de votre compte soit en
Le système vous permet de générer vos Relevés 24 , de les transmettre à vos clients ainsi qu'au gouvernement. Les relevés 24 peuvent être produits par les organisations ayant des frais de service de garde ou de camp de jour. Pour plus d'informations sur les relevés 24, consulter le site de Revenu Québec, Relevé 24 - Frais de garde d'enfants . A
Ce rapport vous permet de générer l’ensemble des versements échoués par vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Prénom Nom Date du premier essai Date du prochain essai Raison (pour laquelle le versement a échoué) Téléchargement Cliquer sur le bouton Télécharger af
Le menu Adresse des paramètres de votre compte personnel, vous permet de modifier les informations suivantes : Adresse Pays Province Ville → vous devez indiquer le nom de la ville EXACT et inclure les accents s'il y a lieu Code postal N'oubliez de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite afin de sauvegarder vos modifications.
Splex permet à ses utilisateurs de choisir la langue (Anglais ou Français) qu'il souhaite utilisée par défaut dans leur compte et dans les formulaires d'inscription. Pour modifier la langue de votre compte, connectez-vous sur le site web de Splex au https://app.splextech.com Cliquer sur le menu Paramètre du compte et ensuite sur Information Sé
Le système vous permet d'inviter une personne à devenir membre de votre organisation. Si cette personne ne possède pas de compte Splex, elle sera invitée à créer son profil. Voici la procédure à suivre pour inviter un membre dans votre organisation : Cliquer sur le menu Membres - Membres Invités. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter. Les champs obl
Gestion par le participant Voici la procédure vous permettant de téléverser votre fichier de musique dans votre compte Splex. Cliquer sur le menu Mes inscriptions Cliquer ensuite sur l'icône dans la colonne Documents Vous devez cliquer sur l'icône d'une inscription dans le statut est ACTIF ou EN ATTENTE N'AJOUTER PAS de fichier de musique à une
Cette section vous permet de configurer votre devise par défaut ainsi que vos taxes. Une fois la devise configurée, vous n'aurez plus à la sélectionner à chaque création de produit. Devise Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits - Configuration, puis sélectionnez la devise souhaitée dans le menu déroulant. Taxes Si votre organisation factur
Supprimer et Rembourser la licence d'un membre En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retiré Cette section vous permet de supprimer la licence dans le dossier d'un membre. En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retirée et remboursée, la suppression de la licence dans le dossier
Cette section vous permet de lier à l'inscription d'un membre les produits qui ne sont pas liés automatiquement à sa facture d'inscription. La validation des inscriptions est nécessaire dans les cas suivants : Des produits connexes ont été ajoutés à l'étape Activités de votre formulaire d'inscription Des produits ont été facturés ou crédités à parti
Si souhaitez changer de forfait ou d'activité au sein de votre organisation, vous devez obligatoirement communiquer avec votre organisation. Étapes pour changer de forfait Identifier précisément le forfait ou l'activité que vous souhaitez modifier Contacter directement votre organisation Communiquer clairement votre demande de changement Attention :
Cette section vous permet de configurer les paramètres de votre organisation. Accéder aux paramètres généraux Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres organisation, puis sur Général. Champs modifiables Logo : cliquez sur la case pour téléverser le logo de votre organisation Nom : nom de votre organisation Sélectionnez un type d'organisatio
Voici la procédure vous permettant de téléverser votre fichier de musique dans votre compte Splex. Cliquer sur le menu Mes inscriptions Cliquer ensuite sur l'icône dans la colonne Documents Vous devez cliquer sur l'icône d'une inscription dans le statut est ACTIF ou EN ATTENTE N'AJOUTER PAS de fichier de musique à une inscription dont le statut es
Ce rapport vous permet de visualiser rapidement la structure de votre saison et d'ainsi valider les informations configurer dans chacun de vos groupes. Ce rapport vous permet aussi d'afficher le nombre de place réservées et le nombre de place acceptées, c'est-à-dire : Nombre de place réservées : ce nombre inclut les inscriptions en attente d'accepti
Cette section vous permet de configurer les informations de contact de votre organisation. Important : Les informations de contact doivent être celles de l'organisation, et non les informations personnelles du contact. Accéder aux informations de contact Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres organisation, puis sur Informations de contac
Ce rapport vous permet de générer tous les crédits qui ont été appliqués aux factures de vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Date de paiement Opération # de paiement Montant Méthode de paiement # de référence Note paiement Numéro de facture Note facture Numéro fac
Créer un compte enfant à partir de votre compte Splex Connectez-vous à votre compte Splex via https://app.splextech.com Dans le menu de gauche, cliquer sur Paramètres du compte et ensuite sur Comptes enfants Cliquer sur Ajouter Inscrire le prénom, le nom, la date de naissance et le genre de votre enfant Cliquer sur Soumettre Refaire les
Cette section vous permet de changer le groupe d'un membre, ou le produit associé à son inscription. Vous pouvez utiliser cette option dans les situations suivantes : Le membre ne s'est pas inscrit dans le bon groupe. Le membre n'a pas sélectionné le bon produit (ex. : il a choisi le produit résident alors qu'il est non-résident). Dans ce cas, il su
Télécharger des fichiers Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, E Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, Excel, etc. Pour accéder à ces fichiers, vous n'avez qu'à suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Dépôts de fichiers, un tableau s'affichera avec les inf
Le système vous permet d’ajouter des documents dans le menu Dépôt de fichier et de partager ces documents avec des personnes spécifiques dans votre organisation, et ce en fonction de leur rôle (administrateur, participant, etc.) ou des étiquettes qui ont été associés à vos membres dans le menu Membres ou qui ont été attribués à l'inscription du memb
Le système vous permet de générer vos Crédits d'impôt , ceux-ci seront alors automatiquement ajoutés dans le compte Splex de vos clients dans le menu Relevés fiscaux. Les crédits d'impôt peuvent être générés par les organisations dont la durée des activités est d'au moins huit semaines consécutives ou d'au moins cinq jours consécutifs. Pour plus d
Cette section vous permet d'ajouter manuellement une licence dans le dossier d'un membre. Une licence est ajoutée manuellement uniquement si le membre n'a pas encore la licence nécessaire, ou si son renouvellement est requis. Exemples où l'ajout manuel est nécessaire : Lors de l'ajout manuel d'un membre dans un groupe, vous devez aussi ajouter la li
Cette section vous permet de gérer des licences, que ce soit pour facturer des frais d'affiliation, des frais d'adhésion ou des cartes de membre à vos participants. Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom : nom de la licence Type de licence : type configuré (renouvelable annuellement à date fixe, renouvelable à la date d'achat, non-renouvela
Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, Excel, etc. Pour accéder à ces fichiers, vous n'avez qu'à suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Dépôts de fichiers, un tableau s'affichera avec les informations suivantes : Nom de l'organisation Nombre de dépôt de fichiers (nombre de dossiers ayant des fichi
Cette section vous permet d'ajouter manuellement un membre dans un groupe. Lorsque vous ajoutez un membre, la facture est automatiquement générée dans son dossier client. Important : Le membre doit déjà faire partie de votre organisation pour être ajouté à un groupe. Pour cela, il doit avoir complété au moins un de vos formulaires d'inscription en l
Facturer (ajouter) une licence à un membre Le système vous permet d’ajouter manuellement une licence dans le dossier d’un me Cette section vous permet d'ajouter manuellement une licence dans le dossier d'un membre. Une licence est ajoutée manuellement uniquement si le membre n'a pas encore la licence nécessaire, ou si son renouvellement est requis.
Le menu Mes finances - Mes Organisations de votre compte Splex vous permet de voir toutes les organisations dans lesquelles vous ou votre enfant êtes inscrits. Un tableau affichera les informations suivantes : Nom de l'organisation : organisation dans laquelle une inscription a été faites Solde : le montant dû et le solde créditeur pour cette organi
Ce rapport vous permet de générer les paiements en ligne et manuelles qui ont été générés. Rapport de Paiements Dans ce rapport, tous les paiements effectués s’afficheront sur une seule ligne, même si une facture a été payée en plusieurs versements. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez
Les comptes de Grand Livre vous permettent d'organiser vos produits dans le système. Ils ont un impact sur certains rapports, notamment les rapports de vente et de grand livre, dont les résultats sont présentés selon vos comptes de Grand Livre. Vous devez créer vos comptes de Grand Livre avant de créer vos produits, afin de pouvoir associer chaque p
La conciliation permet d'identifier précisément à quel produit d'une facture un paiement est associé. Elle est essentielle pour générer correctement les relevés fiscaux → Liste des relevés . Les paiements liés à des factures entièrement payées ou à une seule facture ne contenant qu'un seul produit, sont conciliés automatiquement. La conciliation com
Le système vous permet de gérer facilement le paiement des clients. Les paiements faits en ligne par carte de crédit sont automatiquement traités et ajoutés au dossier du client. Cependant, les paiements effectués par des méthodes manuelles (comptant, chèque, virement, certificat cadeau, etc.) doivent être traités manuellement dans le dossier du cl
Le système vous propose plus de 25 rapports, dont la plupart sont personnalisables en fonction des données que vous souhaitez consulter. Télécharger et personnaliser un rapport Pour télécharger et personnaliser un rapport, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Rapports Un tableau affichera tous les rapports disponibles ain
Ce rapport vous permet de générer l’ensemble des versements effectués par vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : ID du versement Date du versement Date d'éxécution du versement Montant du versement État Prénom Nom Numéro de client Types de client Date de facturation
Le système vous permet de créer différents produits conditionnels afin que ceux-ci soient appliqués automatiquement lors de l'inscription en ligne d'un membre. Important : Avant de créer un produit conditionnel, assurez-vous d'avoir créé les produits requis dans Produits - Liste des produits. Pour plus de détails, consultez la documentation → Crée
Le menu Inscriptions des paramètres de votre compte personnel, vous permet de voir vos inscriptions et accéder à vos factures. En cliquant sur le menu Inscriptions, un tableau avec toutes les inscriptions faites pour vous et pour vos enfants s'afficheront en vous indiquant les informations suivantes : Organisation : nom de l'organisation dans laquel
Lorsque vous vous connectez à Splex, le système vous dirige automatiquement au menu Tableau de bord. Ce menu vous permet de voir facilement les dernières nouveautés et améliorations de la plateforme. Les nouveautés les plus récentes sont toujours affichés dans le haut de la page vous permettant une consultation rapide. Au début de chaque année, vous
Le menu Information des paramètres de votre compte personnel, vous permet de modifier les informations suivantes : Prénom Nom Date de naissance Genre Courriel (voir note) Langue Fuseau horaire Modifier votre mot de passe (voir note) N'oubliez de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite afin de sauvegarder vos modifications. ATTENTION :
Le système vous permet de créer une base de données pour les tests et formations faits par vos membres. Ce module vous permet non seulement la possibilité d’inscrire manuellement les résultats des tests dans le dossier de vos membres, mais aussi d'autoriser les entraineurs ou toutes personnes possédant les autorisations appropriées à soumettre les r
Cette section vous permet de modifier l'inscription de membres déjà acceptés dans un groupe, à l'aide d'un seul outil : Ajuster/Annuler les inscriptions. Trois traitements sont possibles : Ajuster l'inscription : retirer, ajouter ou modifier le prix d'un produit associé à l'inscription d'un ou plusieurs membres. Annuler l'inscription d'un ou plusieu
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées par les clients des organisations Splex. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à utiliser notre bulle d'aide dans le bas de la page à droite ou à contacter notre équipe de support en cliquant ICI . Compte Splex J'ai oublié le mot de passe de mon compte Splex.
La création d'étiquettes permet d'en attribuer à des membres, ce qui leur donne accès à des formulaires d'inscription réservés aux membres possédant une étiquette spécifique. L'attribution d'étiquettes peut se faire directement dans le dossier du membre ou bien lors de son inscription, en configurant l'ajout automatique d'une étiquette pour tous les
Cette section vous permet de supprimer la licence dans le dossier d'un membre. En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retirée et remboursée, la suppression de la licence dans le dossier du membre constitue la première étape. Supprimer la licence Cliquez sur le bouton bleu Filtre et recherchez le membre en inscri
Ce rapport vous permet de générer les montants à payer ainsi que les soldes créditeurs de vos clients selon la date souhaitée. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Nom Courriel Montant facturé Montant payé Montant dû Solde créditeur Fiche du membre Date du rapport Dans la cas
Le système vous permet de reporter la date d'un ou de plusieurs versements déjà planifiés. Vous pouvez ainsi reporter les dates de versements pour tous vos clients ou uniquement pour un client précis. Reporter la date des versements de tous les clients Pour modifier la date des versements prévus pour tous vos clients, vous devez suivre la procédur
Le système vous permet d'ajouter manuellement ou de modifier des versements à la facture d'un client. Le système ne vous permettra pas d'ajouter des versements à la facture d'un client si celui-ci n'a pas ajouté de carte de crédit dans son compte Splex. Un message s'affichera vous avisant que le client n'a pas de carte de crédit enregistré dans so
Le système vous permet d'envoyer des communications marketing ou relatives aux inscriptions courant de vos participants, via l'adresse courriel sauvegardée dans leur dossier, et non celle de l'utilisateur (adresse de connexion). Les membres peuvent configurer leurs préférences de communication dans les paramètres de leur compte, sous le module Param
Dans l'étape Activités de votre formulaire d'inscription, vous avez la possibilité d'ajouter des produits connexes ou des rabais. Les produits connexes sont des articles que vous souhaitez vendre lors de l'inscription, mais qui ne sont pas liés à l'inscription à une activité. Les rabais quant à eux font référence à des réductions distinctes de cell
Les produits connexes (campagne de financement, frais, etc.) qui ont été ajoutés dans l'étape Activité du formulaire d'inscription ne s'afficheront pas sur la facture d'annulation. Ils devront être ajoutés manuellement, d'où l'importance de vérifier tous les produits affichés sur la facture. Nous vous rappelons qu'il est essentiel de vérifier l'en
Afin de vous aider à mieux maîtriser la plateforme Splex, nous souhaitons vous accompagner dans l'utilisation de celle-ci en vous proposant différentes formation adaptés à vos besoins. Des formations seront offertes à tous les mois sur différent sujets. Si vous avez des sujets que vous souhaiteriez approfondir lors d'une formation, n'hésitez pas à
Le système vous permet de supprimer manuellement des versements planifiés sur la facture d'un client. Supprimer des versements Pour supprimer les versements d'un compte client, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Finances - Clients Cliquer sur le bouton bleu Filtre et rechercher le client souhaité en inscrivant son Nom ou
Cette page permet de gérer les administrateurs de votre organisation. Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom Courriel Statut (Actif ou En attente) Accéder aux administrateurs Dans le menu de gauche, cliquez sur Administrateurs. Ajouter un administrateur Cliquez sur le bouton bleu Ajouter. Dans le champ Veuillez faire un choix, sélectio
Si vous procéder à l'inscription de votre enfant, vous devez tout d'abord créer votre compte principal (parent) et ensuite ajouter vos enfants à votre compte principal. Ce compte sera utilisé pour toutes les inscriptions de votre famille dans les organisations utilisant la plateforme Splex. Vous ne pouvez pas procéder à une inscription à partir
Ce rapport est l’un des outils les plus utiles à votre disposition. Il vous offre la possibilité de générer vos ventes tout en les classant par catégorie de grand livre. Vous pouvez ainsi visualiser le montant des ventes et des crédits associés pour chaque catégorie. De plus, le rapport vous permet également de générer les ventes pour un client spéc
Validation des inscriptions La Validation des inscription s est une étape qui vous permet de lier des produit Cette section vous permet de lier à l'inscription d'un membre les produits qui ne sont pas liés automatiquement à sa facture d'inscription. La validation des inscriptions est nécessaire dans les cas suivants : Des produits connexes ont été a
Ajouter une question de membre Avant de poursuivre assurez-vous de bien consulter la documentation sur La différence entre les question de membre et de formulaire . Pour ajouter une nouvelle question de membre dans l'un de vos formulaires, vous devez d'abord créer la question dans le menu Membres - Question de membre. Une fois la question sauveg
Un formulaire d'inscription de tests et formations permet à des membres ayant l'autorisation appropriée de soumettre les résultats obtenus par un membre à un test ou à une formation. Assurez-vous que la personne qui rentrera les résultats des membres par le formulaire de tests et formation possède les autorisations nécessaires. Par défaut, un admin
Le menu Préférences de communications des paramètres de votre compte personnel, vous affichera toutes les organisations dans lesquels vous et votre enfant êtes inscrits. Par défaut, les préférences de communication suivantes sont cochées : Inscriptions courantes Marketing Toutefois, vous avez la possibilités de décocher les communications que vous n
Cette section vous permet d'envoyer un courriel de rappel à un client qui n'a pas encore payé sa facture. Le système lui fait parvenir à nouveau la facture en lui rappelant qu'elle est impayée. Vous pouvez envoyer des rappels de deux façons : en lot, à tous les clients ayant un montant à payer, ou de façon individuelle, à un client précis. Important
Le système vous permet de regrouper plusieurs produits sous un même nom pour créer un groupe de produits. Ce groupe peut ensuite être ajouté aux choix de produits d'une activité de groupe. Les produits inclus dans le groupe s'affichent en détail sur la facture du client. Utilisez un groupe de produits lorsque le coût d'une inscription comprend plusi
Le succès de votre lancement d'inscriptions repose sur plusieurs étapes clés. Suivez ce guide étape par étape pour vous assurer de ne rien oublier, garantissant ainsi le succès de votre lancement et offrant une expérience efficace à vos membres. Il se peut que certaines fonctionnalités ne soient pas utilisées. Dans ce cas, vous pouvez simplement ign
Dans le menu Finances - Paramètres, vous avez la possibilité de configurer des paramètres financiers pour vos factures, vos inscriptions et vos frais d'administration. Paramètres de facturation Dans cette section, il est possible de configurer votre devise, le terme de facture par défaut ainsi que vos clients par défaut. Cependant, prenez note que c
Les produits correspondent à tous les éléments qui génèrent une facture et auxquels un prix est rattaché, par exemple des produits d'inscription, des licences, des vêtements ou des billets. Les rabais sont également considérés comme des produits, mais avec un montant négatif. S'il y a lieu, vous devez aussi créer les produits à 0,00 $. Important : C