Chaque inscription reçue doit être traitée dans le menu Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation afin de l'accepter ou de la refuser. Vous avez aussi la possibilité de changer un membre de groupe avant de l'accepter.

Tableau des inscriptions en attente d'acceptation

Dans cette page un tableau s'affichera vous indiquant les informations suivantes :

• Date : Cette colonne vous indique la date et l'heure à laquelle l'inscription a été complétée
  • Par défaut, les inscriptions les plus récentes s'affichent en premier, mais vous pouvez modifier cet ordre en cliquant sur l'entête de la colonne.
     
• Saison : Cette colonne affiche les détails de l'activité à laquelle le client est inscrit (saison, sous-saison, activité, catégorie et groupe). Les étapes de la saison sont cliquables et vous dirigeront vers le menu Saison.
   
• Nom : Cette colonne vous indique le nom du participant inscrit à l'activité. S'il s'agit de l'inscription d'un enfant, le nom du parent sera affiché sous celui de l'enfant.
  • En cliquant sur les liens bleus, vous serez redirigés vers le dossier du membre correspondant. (menu Membres - Liste des Membres).
     
• Numéro de facture : Cette colonne affiche le numéro de facture généré après l'inscription du participant. En cliquant sur le numéro, vous pourrez consulter la facture et vérifier que le client a sélectionné les bons produits et appliqué les bons rabais (exemple : valider les rabais, le choix des produits, des frais non-résidents, etc.).
  • En cliquant sur le nom du client situé sous le numéro de facture, vous serez dirigés vers le dossier financier du client (menu Finances - Clients).
     
• Facture : Cette colonne affiche le montant total de la facture et la balance à payer. Si le solde est inférieur au montant total, cela signifie qu'un paiement partiel ou complet a déjà été effectué.
   
• Statut : Cette colonne vous indique le statut de la demande d'inscription. Le statut sera toujours En attente dans ce menu. Cependant, dès que l'inscription sera traitée, celle-ci sera dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Trier les colonnes

En cliquant sur les entêtes Date, Nom, Saisons, Nom, Facture et Statut vous avez la possibilité de trier les colonnes afin d'afficher les ligne de votre tableau en ordre croissant ou décroissant.

Filtres de recherche 

En cliquant sur le bouton bleu Filtre à droite, vous avez la possibilité de faire une recherche spécifique selon les critères suivants :

• Facture
• Nom
• Saison

Une fois votre critère sélectionné, indiquez dans la case les mots clés de votre recherche et cliquer ensuite sur Appliquer

Pour modifier le filtre de recherche, cliquer sur la case grise contenant votre recherche.

Modifier les mots clés de votre recherche et cliquer à nouveau sur Appliquer.

Pour supprimer le filtre de recherche, cliquer sur le X dans le coin droit supérieur de la case grise de votre filtre.

Accepter les inscriptions en lot

Pour accepter plusieurs inscriptions à la fois, vous devez :

• Cocher la case située à gauche du nom des participants que vous souhaitez accepter.
   
• Cliquer sur le menu Action situé en haut de l'entête à gauche.et sélectionner Accepter.

• Le système vous demandera de confirmer votre action, cliquer sur Accepter.

• Une fois les inscriptions acceptées, celles-ci seront dirigées vers le menu Acceptées/Refusées.

Refuser une inscription

Pour refuser une inscription, vous devez cliquer sur l'icône pour accéder à la page détaillée de l'inscription du membre. 

Dans le haut de la page, les informations générales du participant et celles du parent s'afficheront (les informations du parent s'affichent uniquement si l'inscription a été faite par ce dernier).

Si des licences sont liées à ce participant, un lien bleu s'affichera sous les informations de ce dernier. Si la licence doit être modifiée ou supprimée, ce lien vous permettra d'accéder plus rapidement à l'onglet licence dans le dossier du membre.

Sous les informations générales du participant, la liste des inscriptions en attente d'acception du participant s'affichera. Si celui-ci s'est inscrit dans plus d'un groupe dans le même formulaire d'inscription, chaque inscription sera affichée sur une ligne différente, vous permettant de les gérer une par une.

Différent icône s'afficheront à gauche dans la colonne Traiter, vous permettant de faire trois action : 

Accepter

Refuser 

Changer de groupe

• Cliquer sur l'icône pour refuser l'inscription du membre
   
• Une fenêtre s'affichera vous indiquant les modifications qui seront effectuées sur la facture. 
   
• Refuser l'inscription d'un membre ne créditera pas les produits connexes et les licences.

• Il est aussi possible de retirer les produits qui avaient été facturés et qui ne sont pas affichés dans la section Produits retirés, en cliquant sur le + dans le bas de le section.
  • Sélectionner ensuite le produit
  • Inscrivez la quantité en négatif et le montant en positif
     
• La colonne de droite Ajustement totale reflète ce qui sera crédité
   
• Cliquer sur Soumettre en bas à droite pour confirmer le refus de cette inscription
   
• Si le membre était inscrit dans plusieurs groupes, vous devez cliquer sur l'icône de chaque inscriptions que vous souhaitez refuser

Changer un membre de groupe

Pour faire un changement à l'inscription du membre, cliquer sur l'icône . Vous pouvez utiliser cette option dans les situations suivantes :

• Le membre ne s'est pas inscrit dans le bon groupe.
   
• Le membre n'a pas sélectionné le bon produit
  • Par exemple, il a sélectionné le produit résident alors qu'il est non résident
    Dans ce cas précis, vous n'avez qu'à modifier le produit
     
• La partie du haut, Sélectionner un groupe (Saison / Sous-saisons / Activités / Catégorie / Groupe), vous permet de changer le membre de groupe en sélectionnant l'activité, la catégorie, le groupe ainsi que le produit souhaité.

• La section Produits ajoutés, vous indique le nouveau produit ainsi que le prix ce dernier. Si vous le souhaitez, il est possible de modifier le prix dans la case Prix unitaire.
   
• Vous pouvez aussi ajouter des produits supplémentaires à la facture en cliquant sur le + dans la section Produit et en sélectionnant le produit souhaité. Le produit sera ajouté à la facture (par exemple, si le client a oublié de sélectionner son rabais pour le deuxième enfant ou d’ajouter un chandail à son inscription).
   
• La section Produits retirés, vous indique le produit qui a été facturé lors de l'inscription initiale et qui sera crédité.

IMPORTANT : la colonne Ajustement total montre les modifications apportées à la facture. Dans le cas du changement de groupe mentionné ci-dessous, le client sera facturé 340$ pour le nouveau produit et crédité de 275$ pour le produit initialement facturé.

• N'oubliez pas de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite pour confirmer votre changement de groupe.
   

Accepter une inscription

• Cliquer sur l'icône pour accepter l'inscription du membre
   
• L'inscription sera automatiquement dirigée vers le menu Acceptées/Refusées
   
• Si le membre était inscrit dans plusieurs groupes, vous devez cliquer sur l'icône pour toutes les inscriptions que vous souhaitez accepter

Communications envoyées aux membres

Dès que vous traitez une inscription en attente, le client recevra un courriel l'informant que l'inscription a été acceptée ou refusée.