Cette section vous permet de traiter chaque inscription reçue afin de l'accepter ou de la refuser. Vous avez aussi la possibilité de changer un membre de groupe avant d'accepter son inscription.

Le tableau des inscriptions en attente affiche les colonnes suivantes : Date, Saison, Nom, Numéro de facture, Facture et Statut.

Une fois traitée, l'inscription est automatiquement dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accéder aux inscriptions en attente d'acceptation

Dans le menu de gauche, cliquez sur Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation.
 

Rechercher une inscription

Rechercher une inscription

Cliquez sur le bouton Filtres pour afficher les critères de recherche suivants :

• Saison
• Nom
• Facture

Cliquez sur Effacer tous les filtres pour retirer les critères appliqués.
 

Trier les colonnes

Cliquez sur les en-têtes Date, Nom, Saison, Facture et Statut pour trier les lignes du tableau en ordre croissant ou décroissant.
 

Tableau des inscriptions en attente d'acceptation

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Date : date et heure à laquelle l'inscription a été complétée. Par défaut, les inscriptions les plus récentes s'affichent en premier.
• Saison : détails de l'activité à laquelle le client est inscrit (saison, sous-saison, activité, catégorie et groupe). Les étapes de la saison sont cliquables et dirigent vers le menu Saison.
• Nom : nom du participant inscrit à l'activité. S'il s'agit de l'inscription d'un enfant, le nom du parent est affiché sous celui de l'enfant. Cliquez sur les liens bleus pour accéder au dossier du membre correspondant → Consulter le dossier d'un membre
• Numéro de facture : numéro de facture généré après l'inscription du participant. Cliquez sur le numéro pour consulter la facture et vérifier que le client a sélectionné les bons produits et appliqué les bons rabais (ex. : valider les rabais, le choix des produits, les frais non-résidents, etc.). Cliquez sur le nom du client sous le numéro de facture pour accéder à son dossier financier (menu Finances - Clients).
• Facture : montant total de la facture et balance à payer. Si le solde est inférieur au montant total, cela signifie qu'un paiement partiel ou complet a déjà été effectué.
• Statut : statut de la demande d'inscription. Le statut est toujours En attente dans ce menu. Dès que l'inscription est traitée, elle est dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accepter les inscriptions en lot

Pour accepter plusieurs inscriptions à la fois, directement depuis la liste principale :

• Cochez la case à gauche du nom des participants que vous souhaitez accepter.
• Cliquez sur le menu Actions, puis sélectionnez Accepter ou Accepter sans notification.
  • Accepter : le parent ou le membre reçoit un courriel confirmant que l'inscription a été acceptée.
  • Accepter sans notification : les inscriptions sont acceptées, mais aucun courriel n'est envoyé au parent ou au membre.
• Une fenêtre de confirmation s'affiche. Confirmez votre action.
• Une fois les inscriptions acceptées, celles-ci sont dirigées vers le menu Acceptées/Refusées.

Traiter une inscription individuellement

Accéder au détail d'une inscription

Cliquez sur l'icône à gauche d'une inscription, dans la liste principale, pour accéder à sa page détaillée.

La page affiche :

• les onglets Général et Détails
• les informations générales du participant et du parent (les informations du parent s'affichent uniquement si l'inscription a été faite par ce dernier)
• le tableau Liste des inscriptions

Si des licences sont liées à ce participant, un lien bleu s'affiche sous ses informations. Ce lien vous permet d'accéder plus rapidement à l'onglet Licences dans le dossier du membre si la licence doit être modifiée ou supprimée.

Si le participant s'est inscrit dans plus d'un groupe dans le même formulaire d'inscription, chaque inscription est affichée sur une ligne distincte dans le tableau Liste des inscriptions, ce qui permet de les traiter une par une.

La colonne Traiter du tableau Liste des inscriptions affiche quatre icônes pour chaque inscription :

Accepter

Accepter sans notification

Refuser 

Changer de groupe

Accepter une inscription

Cliquez sur l'icône pour Accepter l'inscription du membre.

L'inscription est automatiquement dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accepter une inscription sans notification

Cliquez sur l'icône pour Accepter sans notification l'inscription du membre sans envoyer de courriel de confirmation au parent ou au membre inscrit.

Refuser une inscription

Cliquez sur l'icône pour Refuser.

Une fenêtre s'affiche, indiquant les modifications qui seront effectuées sur la facture.

Pour retirer un produit facturé qui ne s'affiche pas dans la section Produits retirés, cliquez sur le + au bas de la section :

• Sélectionnez le produit.
• Inscrivez la quantité et le montant

La colonne Ajustement total reflète ce qui sera crédité.

Cliquez sur Soumettre en bas à droite pour confirmer le refus de cette inscription.

Changer un membre de groupe

Cliquez sur l'icône pour pour transférer le membre dans un autre groupe ou modifier le produit sélectionné (ex. : le membre a choisi le produit résident alors qu'il est non-résident).

Pour la procédure complète, consultez la documentation → Changer un membre de groupe

Communications envoyées aux membres

Dès qu'une inscription en attente est traitée, le client reçoit un courriel l'informant que l'inscription a été acceptée ou refusée.