Ajustement de l'inscription d'un ou plusieurs membres
Découvrez comment apporter des modifications à l'inscription des membres
Written by Melanie Bujold
Updated at November 11th, 2024
La fonction d’ajustement d’inscription vous permet de retirer, d'ajouter ou de modifier le prix d’un produit associé à l’inscription d’un ou plusieurs membres dans un groupe.
La fonction d’ajustement d’inscription ne peut être utilisée que si l’inscription du membre a été acceptée.
Cette fonction est à privilégier chaque fois que le coût d’inscription d’un membre doit être modifié. Par exemple :
- Pour ajuster le coût d’inscription d’un ou plusieurs membres acceptés dans un groupe;
- Pour modifier la quantité du produit sélectionné par le membre lors de l’inscription;
- Pour ajouter ou retirer un produit à l’inscription d’un membre dans ce groupe (frais, rabais, etc.).
En revanche, si un groupe ou un cours a été complètement annulé avant le début, il est préférable d'utiliser la fonction d’annulation complète. Pour plus d'informations, consultez la documentation, Annuler un groupe complet.
Comment accéder au groupe du membre
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Par le menu Inscription en ligne - Acceptées / Refusées
Cliquer sur le menu Inscription en ligne - Acceptées / Refusées, recherchez le membre inscrit à l'aide de la loupe dans la colonne Nom ou Saison. Cliquer sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez annuler son inscription (dernier lien bleu).
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Par le menu Saison
Cliquer sur le menu Saison et accéder au groupe dans lequel le membre s'est inscrit en sélectionnant successivement la Saison, la Sous-Saison, l'Activité, la Catégorie et le Groupe.
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Par le dossier du Membre
Cliquer sur le menu Membres - Listes des membres, recherchez le membre inscrit à l'aide de la loupe dans la colonne Nom et cliquer sur le membre inscrit. Dans l'onglet Inscriptions, cliquer sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez annuler son inscription (dernier lien bleu).
Comment procéder à l'ajustement d'inscription
Peu importe la méthode utilisée pour accéder au groupe, les prochaines étapes seront les mêmes.
- Cliquer sur le bouton bleu Ajuster/Annuler les inscriptions.
- Dans Type d'ajustement, sélectionner Ajuster/Annuler une partie du groupe.
- Rechercher le membre dans la liste (ordre alphabétique de prénom).
- Cliquer sur le bouton bleu Ajuster l'inscription située au bout du nom du membre pour qui vous souhaitez effectuer une modification.
- Cliquer sur le + dans le coin inférieur gauche de la case pour ajouter le produit que vous souhaitez ajouter à la facture du membre.
- Dans le menu déroulant, sélectionner le produit que vous souhaitez ajouter à la facture ou modifier la quantité et le prix du produit existant.
Vous pourrez effectuer les modifications souhaitées en modifiant un ou plusieurs de ces éléments :
- La quantité de produits à facturer;
- Le prix du produit d’inscription;
- Ajouter des produits à l’inscription.
- La colonne de droite, Ajustement totale, reflète ce qui sera crédité et facturé sur la facture. Elle indiquera ainsi le montant total qui sera ajusté sur la facture.
- Dans le cas ci-dessous, le prix facturé au membre était de 275 $ alors qu'il aurait dû être de 300$, vous devez donc inscrire dans la case Quantité 1 et dans la case Prix unitaire 300$. La colonne Ajustement total vous indiquera que la facture sera ajustée de 25 $.
Dans le cas ci-dessous, le membre s'est inscrit à une activité au coût de 275 $, mais son rabais famille de 25 $ n'a pas été appliqué. Pour procéder à l'ajustement, la quantité et le montant de son inscription n'ont pas besoin d'être modifiés. Le produit Rabais 2e enfant et plus a été ajouté avec une quantité positive et un montant négatif.
- Pour l'ajout d'un produit, la quantité et le prix unitaire doivent être saisis selon que le produit soit crédité ou ajouté.
- Dans le cas d'un crédit, la quantité doit être positive, et le prix unitaire négatif;
- Dans le cas d'un ajout de produits, la quantité et le prix unitaire doivent être positifs.
Vous pouvez ajuster les factures de plusieurs membres d'un même groupe en une seule opération.
- Cliquez sur le bouton, SOUMETTRE, dans le bas de la page une fois les ajustements complétés afin d’enregistrer les modifications.
Avant de cliquer sur le bouton Soumettre, il est essentiel de se référer à la colonne Ajustement total pour déterminer le montant total qui sera ajusté sur la facture.
La facture sera automatiquement ajustée en fonction de l'ajustement des produits, tout en conservant le même numéro.
Le système ne générera pas de nouvelle facture, mais modifiera celle déjà existante, que le prix des nouveaux produits soit identique, supérieur ou inférieur à celui des produits annulés. Si le prix diffère, qu'il soit supérieur ou inférieur, il sera automatiquement ajusté dans le dossier du client.
Au bas de la facture, vous pourrez consulter les informations précédemment facturées. Un tableau intitulé Historique des modifications affichera les informations suivantes : la colonne Date indiquera la date à laquelle cette facture a été générée, tandis que la colonne Montant affichera le montant facturé. En cliquant sur l'une des lignes de modification, vous pourrez consulter les produits qui ont été facturés précédemment.
Si vous constatez qu'un produit figurant sur la facture ne s'affiche pas, c'est parce qu'il s'agit d'un produit connexe (campagne de financement, frais, etc.) qui a été ajouté dans l'étape Activité du formulaire d'inscription ou de la licence (frais d'affiliation).
Ces types de produits ne sont pas liés à la facture des produits d'inscription, si vous souhaitez les lier à la facture du client, consulter la documentation Validation des inscriptions.
Que se passe-t-il si le membre n’a PAS PAYÉ et que le montant de sa facture est plus ou moins élevé ?
Si le membre n'a pas encore payé sa facture, le montant total sera modifié selon les ajustements effectués.
Si le membre n'a pas encore payé sa facture, un solde créditeur sera ajouté dans le compte du client. Vous devez appliquer un paiement de type Solde créditeur pour créditer ce montant sur la facture à payer. Pour plus d'informations, consulter la documentation, Payer un montant dû avec un solde créditeur.
Après avoir appliqué le solde créditeur, la facture du client reflétera le montant exact à payer.
Que se passe-t-il si le membre a PAYÉ et que le montant de sa facture est plus ou moins élevé ?
Si le membre a déjà payé le montant de la facture et qu'un montant a été ajouté lors de l'ajustement, ce montant dû sera ajouté sur son compte.
Dans cette situation, il est important de faire un Rappel de facture pour informer le client du solde à payer en suivant cette procédure :
- Cliquer sur le menu Finances - Clients
- Rechercher le membre en cliquant sur la loupe de la colonne Nom
- Cliquer sur le bouton bleu Rappel de facture à droite du nom du client
- Une facture s'affichera, cliquer sur Soumettre
Votre client recevra un avis l'invitant à payer le solde dû dans son compte.
Si le membre a payé sa facture et qu'un crédit a été ajouté après l’ajustement, un solde créditeur sera ajouté sur son compte.
Vous avez la possibilité de :
- Procéder au remboursement du solde créditeur, pour plus d'information, consulter la documentation, Procéder à un remboursement.
- Faire un paiement de type solde créditeur sur une facture impayée, pour plus d'informations, consulter la documentation, Payer un montant dû avec un solde créditeur.