Le système vous permet de générer vos Relevés 24, de les transmettre à vos clients ainsi qu'au gouvernement.

Afin de générer vos Relevés 24, assurez-vous d'avoir bien configuré et validé chacune des étapes ci-dessous :

Configurer l'organisation 

• Pour configurer votre organisation, cliquer sur le menu Relevés fiscaux - Liste des relevés, sélectionner l'année et cliquer sur l'onglet Configuration de l'organisation.
  
  
  • Compléter les informations demandées et cliquer sur Soumettre en bas à droite.

Configurer les groupes

Lors de la création des groupes, si vous n'avez pas précisé que les frais d'inscription étaient admissibles au Relevé 24, vous pouvez configurer en lot les groupes admissibles, et ce en cliquant sur le menu Relevés fiscaux - Configuration des groupes.
 

• Vous devez obligatoirement remplir le nombre de jours ou le nombre de semaines pour que les relevés soient émis pour un groupe. Vous pouvez laisser ces cases vides si vous ne générez pas de Relevés 24.
  
  
  • Nb jours (camp de jour et service de garde) : Durée de l'activité en nombre de jours
     
  • Nb semaines (camps de vacances avec hébergement) : Durée de l'activité en nombre de semaines
     
• Si les cases pour le nombre de jours ou semaines sont déjà remplies, aucune action n'est requise de votre part.
   
• Si les frais d'inscription sont uniquement admissibles au crédit d'impôt, vous devez simplement cocher la case correspondante dans la colonne Crédit d'impôt.

Valider les inscriptions

• Assurez-vous que les produits d'inscription sont correctement configurés dans le menu Produits, y compris les produits de rabais ou de crédit que vous avez pu utiliser pour ajuster le coût d'une inscription.
  
   
• Valider les inscriptions à partir du module du menu Membres - Validation des inscriptions.
  • Pour plus de détails sur la validation des inscriptions, consulter la documentation, Validation des inscriptions.

Concilier les paiements

• Concilier les paiements qui touchent aux inscriptions pour lesquelles un Relevé 24 doit être généré
  • La conciliation des paiements doit uniquement être faite pour les factures dont le montant total n'a pas été payé au 31 décembre.
     
  • Vous devez faire la conciliation des paiements en accédant au menu Finances - Conciliation.
    • Pour plus de détails sur la conciliation des paiements, consulter la documentation, Finances - Conciliation.

Importer les données

En cliquant sur le bouton bleu Importer des données, le système va générer les données des relevés 24, et ce pour tous produits admissibles pour l'année fiscale.

Voir les données

Le bouton bleu Voir, vous permet de visualiser dans un tableau la liste de tous les relevés 24 qui ont été générés. Les informations qui s'afficheront dans le tableau sont les suivantes :

• Nom du parent
• Nom de l'enfant
• Semaines
• Jours
• Statut 
  • Actif le relevé est valide
  • Annulé le relevé a été annulé
  • Modifié le relevé a été modifié après avoir été transmis au gouvernement, vous devez le soumettre à nouveau.
• Statut
  • Valide : le relevé est valide et il peut être transmis au gouvernement
  • Invalide : il manque des informations dans le relevé, si les informations ne sont pas mises à jour, il ne sera pas transmis au gouvernement.

Modifier un relevé

Vous pouvez modifier et corriger les informations en cliquant sur la ligne d'un relevé. Il vous suffit d'apporter les modifications souhaitées, puis de cliquer sur Soumettre en bas à gauche.

Lorsque vous effectuez une modification, un bouton bleu, Retirer la modification apparaîtra. Ce bouton vous permettra de supprimer la modification effectuée, celui-ci sera affiché tant que le relevé n'aura pas été soumis au gouvernement.

Il est donc possible de modifier un relevé après l'avoir transmis au gouvernement. Toutefois, vous ne devez pas oublier de le transmettre à nouveau et de compléter un nouveau Sommaire 24, pour les relevés modifiés.

Statut Invalide

Il y a 3 raisons pour lesquelles les statuts des Relevé 24 peuvent être invalide :

1. Le numéro de NAS est manquant
   Si le numéro d'assurance sociale (NAS) est manquant, il est important d'aller vérifier si le parent a coché la case Je ne désire pas fournir mon numéro d'assurance sociale (NAS) lors de l'inscription de son enfant.
   
   Pour effectuer cette vérification, accédez menu Membres - Liste des membres, recherchez le parent concerné et cliquez sur l'onglet Informations. Si cette case est cochée, le relevé 24 ne sera pas généré.
   
   Par mesure de sécurité, nous vous recommandons de contacter le parent afin de lui demander s'il souhaite recevoir son relevé 24 et ajouter son NAS à son dossier Splex. Si celui-ci accepte, décochez la case et cliquer sur le bouton bleu Soumettre en bas de la page.
   
   Invitez ensuite le parent à se connecter à son compte Splex. Dès sa connexion, une fenêtre s'affichera pour lui permettre d'inscrire son numéro d'assurance sociale. 
   
   
   

   Prenez note que vous devez obligatoirement Réimporter les données afin que les relevés des parents ayant ajouté leur NAS soient valides. Le système ne génèrera que les relevés pour lesquels des modifications ont été apportés.

    
   
    
2.  Nom de rue ou nom de ville trop long
   Le nom de la rue ou le nom de la ville ne doit pas dépasser plus de 30 caractères. 
   
   Si le statut d’un membre est invalide en raison d’un nom de rue ou de ville trop long, vous avez la possibilité de le corriger. Pour ce faire, cliquer sur le nom du membre concerné, apportez les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton bleu Soumettre au bas de la page.
   
   Par exemple, si une adresse est trop longue, vous pouvez abréger certains termes :
   12345, boulevard des Fleurs Bleues, vous pouvez la modifier pour 12345, boul. des Fleurs Bleues
   12345, Avenue des Ballons rouges Appt 201, vous pouvez mettre le numéro de l'appartement sur la 2e ligne d'adresse et modifier l'adresse pour 12345, Av des Ballons Rouges
   Vous pouvez aussi enlever les articles dans le nom de la rue tel que De, Des, Les pour réduire la longueur du texte.
   
   Par exemple, si le nom de la ville est trop long, vous avez aussi la possibilité d'abréger certains termes :
   Sainte-Famille-de-l'Île-d'Orléans vous pouvez modifier le nom pour Ste-Famille-de-l'Île-d'Orléans
   Saint-Pierre-de-l'Île d'Orléans, vous pouvez modifier le nom pour St-Pierre-l'Île-d'Orléans
   Vous pouvez aussi enlever les articles dans le nom de la rue tel que De, Des, Les pour réduire la longueur du texte.
   
   Une fois le nom de rue ou de ville modifier, n'oublier pas de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite.
   

   Dans le cas d'une modification de nom de rue ou de nom de ville, le statut du relevé passera alors automatiquement à Valide, sans qu’il soit nécessaire de réimporter les données.

    
   
    
3. Montant ou nombre de jours pour le relevé manquant
   Si les cases Nombre de jours ou Montant payé crédité pour les inscriptions avec un nombre de jours sont vides le relevé sera considéré comme invalide.
   
   Assurez-vous de compléter ces champs, de cliquer sur le bouton Soumettre afin que le statut des relevés soit valide.
    

Supprimer un relevé

En cochant la case à gauche d'un relevé, vous pouvez le supprimer en cliquant sur le bouton bleu Annuler.

• Si le relevé n'a pas été transmis au gouvernement, celui-ci s'effacera et ne sera pas dans la liste de transmission.
   
• Si le relevé a été transmis au gouvernement, une fiche d'annulation du relevé devra être envoyée au gouvernement et le statut du relevé indiquera Annulé.

Transmettre au gouvernement

Vos relevés pourront être transmis au gouvernement à partir du 1er février de l'année fiscale précédente. Pour les transmettre, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu Transmettre au gouvernement.

Après avoir transmis les relevés, un message de confirmation s'affichera dans une bande jaune en haut de la page.

Si les relevés ont déjà été transmis et qu'aucune modification n'a pas été effectuée, un message s'affichera vous indiquant qu'aucune fiche n'est disponible.

Onglet Relevé 24 soumis et confirmés

Cette page vous permet de visualiser le nombre de transmissions effectuées. Vous y trouverez les informations suivantes :

• Date de création → date de la création des données pour les relevés
• Nombre de fiches → nombre de relevés qui ont été transmis
• Statut → statut de la transmission
• Actions → vous permet de faire les trois actions décrites ci-dessous

Actions - Voir

En cliquant sur le bouton Voir, vous pouvez consulter les relevés transmis. Pour télécharger une copie, cliquez sur le bouton bleu Télécharger le PDF.

Actions - Sommaire 24

En cliquant sur le bouton Sommaire 24, les informations nécessaires pour remplir le sommaire de vos relevés 24 s'afficheront à l'écran. Cliquez ensuite sur le titre bleu Télécharger le patron du Sommaire 24 pour accéder au document Sommaire 24 de Revenu Québec. Vous devrez le compléter et l'envoyer par la poste. 

Les instructions pour remplir le formulaire sont inscrites dans le document et les informations à mettre dans le sommaire sont celles affichées dans la fenêtre lorsque vous cliquez sur Sommaire 24.

Action - Confirmation de transmission

En cliquant sur le bouton bleu Confirmation de transmission, le code de confirmation des transmissions s'affichera vous indiquant aussi le type de relevé ainsi que la date et l'heure de confirmation.

Courriels parents

Une fois les relevés transmis et valider par le gouvernement, un courriel sera automatiquement envoyé aux parents afin de les aviser que les relevés 24 sont disponibles dans leur compte Splex dans le menu Relevés fiscaux.

Si un relevé 24 est modifié, le parent a l'obligation de transmettre tous les relevés qui ont été générés au gouvernement.