Le système vous permet de créer une base de données pour les tests et formations faits par vos membres.

Ce module vous permet non seulement la possibilité d’inscrire manuellement les résultats des tests dans le dossier de vos membres, mais aussi d'autoriser les entraineurs ou toutes personnes possédant les autorisations appropriées à soumettre les résultats à l’aide d’un formulaire précis. Il vous offre également la possibilité de générer une facture pour les tests faits par vos membres.
 

Ajouter des tests et formations

La première étape consiste à ajouter les tests ou formations dans le menu Tests-Formations 

• Cliquer sur le menu Tests et Formations – Liste tests et formations
   
• Cliquer sur le bouton bleu Ajouter

• Entrer le nom du test ou de la formation (par exemple : Danse - Senior Bronze, Star 10 Habiletés, Ceinture marron, Formation Secouriste, etc.).
   
• Cliquer sur Soumettre pour sauvegarder.
   
• Répéter l'opération pour chaque test ou formation que vous souhaitez ajouter

Document (facultatifs)

Si vous souhaitez que les entraineurs ou un administrateur vous transmettent des documents complétés lors du processus d’inscription des tests, vous pouvez ajouter des fichiers associés à chaque test. Ces derniers pourront ainsi télécharger le document, le compléter et ensuite le téléverser afin qu’il vous soit transmis à l’inscription.

Téléverser un document 

• Cliquer sur le menu Tests et Formations – Documents
   
• Cliquez sur Ajouter pour télécharger le document requis (par exemple, une fiche de rendement)

• Cliquer sur Parcourir afin de télécharger le document
   
• Une fenêtre s'affichera,  vous permettant de sélectionner le document et de le Soumettre
   
• Dans la case Nom, indiquez le nom que vous souhaitez donner au document
   

Lier le document à un test

Une fois le document téléchargé, vous devez le lier à un test spécifique 
 

• Cliquer sur le menu Tests et Formations – Liste tests et formations
   
• Sélectionnez le test souhaité en cliquant sur celui-ci
   
• Cliquer sur l’onglet Configuration
   
• Sous Configurations de document, cliquer sur Ajouter

• À l'aide du menu déroulant, sélectionner le document souhaité
   
• Indiquer si le document doit obligatoirement être téléchargé lors de l'inscription au test dans le formulaire d'inscription en ligne en cliquant sur Oui ou Non
   
• Répéter l'opération pour chaque document que vous souhaitez ajouter à ce test
   
• Ajouter un produit ou cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite

Téléchargement du document par un entraineur ou administrateur

Lors du processus d’inscription d’un membre, l’entraineur pourra téléverser le document dans le processus d’inscription du membre au test dans l’espace Document.

Pour plus de détails, consultez la documentation, Compléter un formulaire d’inscription de Tests et Formations. 
 

Lier un produit (Facultatif)

Si vous souhaitez facturer les tests, vous devez préalablement créer un produit à partir du menu Produits – Liste de produits et associez-le au test. Le système pourra ainsi générer des factures lors de l’inscription des résultats.

Pour ajouter un produit à un test, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur le menu Tests et Formations – Liste tests et formations, puis sélectionnez le test
   
• Dans l’onglet Configuration, liez le produit aux tests souhaités.

• À l'aide du menu déroulant, sélectionner le produit que vous souhaitez lier à ce test
   
• Indiquer la quantité 
   
• Répéter l'opération pour chaque produit que vous souhaitez ajouter à ce test
   
• Cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite

Utiliser le formulaire d’inscription des tests par les entraineurs

Les entraineurs (ou toute personne disposant du rôle appropriée) peuvent inscrire les résultats des tests de leurs athlètes via un formulaire d’inscription en ligne. 

Pour plus de détails sur la façon de compléter un formulaire d'inscription, consultez la documentation, Compléter un formulaire d’inscription de Tests et Formations. 

Si vous souhaitez créer un formulaire d’inscription pour les tests pour ainsi permettre à vos entraineurs et administrateurs d’inscrire les résultats. Nous vous invitons à faire une demande de création de formulaires de tests en communiquant avec nous à support@splextech.com.

Traitement des demandes d'ajout de tests par un administrateur

Lorsqu'un entraineur soumet des résultats via le formulaire, ces demandes doivent être approuvées par un administrateur.

Visualiser les documents

Pour télécharger les documents ajoutés lors de l'inscription en ligne par un administrateur ou un entraineur, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur le menu Tests et Formations et sélectionnez ensuite Demandes en attente ou Demandes impayées. 
   
• Cliquez sur le nom du test dans la ligne correspondant aux membres pour lequel vous souhaitez télécharger le fichier.
   
• Dans la page d'information du test, une section Documents s'affichera
   
• Si un document a été ajouté, cliquez sur le lien bleu Télécharger
   
• Le document se téléchargera dans votre ordinateur et vous pourrez ainsi y accéder

Demande en attente

Les demandes s’afficheront dans le menu Tests et Formations – Demandes en attente ,selon les critères suivants : 

• Si la facture est payée
   
• Si aucun produit n’est lié aux tests et qu’aucune facture n’a été générée

Demande impayée

Lorsqu'une facture est générée, mais qu’elle n’est pas payée, la demande de test s’affichera dans le menu Tests et Formations – Demandes impayées. Dès que celle-ci sera payée, elle sera déplacée dans le menu Tests et Formations – Demandes en attente.

Approbation de la demande

Les demandes peuvent uniquement être approuvées dans le menu Tests et Formations – Demandes en attente. Vous pouvez donc uniquement approuver les demandes si celles-ci sont payées ou si aucun produit n'est lié aux tests et qu'aucune facture n'a été générée.

Pour approuver une demande, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Cliquez sur le bouton bleu Approuver à droite
   
• Une fois approuvée, l'information sera enregistrée dans l’onglet Tests et Formations du dossier du membre. 
   
• Le nom du membre sera aussi ajouté au test.

Ajouter manuellement un résultat de test pour un membre

Voici les étapes à suivre si vous souhaitez ajouter les résultats manuellement :

• Cliquer sur le menu Tests et Formations
   
• Sélectionner le test ou la formation  
   
• Cliquer sur l’onglet Membres 
   
• Cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut à droite

• Rechercher et sélectionner le membre dans le menu déroulant en inscrivant les premières lettres de son nom ou de son prénom
   
• Sélectionnez la date à laquelle le test a été passé
   
• Dans le menu déroulant, sélectionnez le résultat du test 
  • Échec
  • Non réussi - mentorat en cours
  • Réussite
  • Réussite avec honneurs
  • Provisoire
     
• Si un produit est lié au test, sélectionner le produit
   
• Cliquez sur Soumettre pour sauvegarder les données

• Répétez ces étapes pour chaque membre ayant passé ce test
   
• Les résultats seront automatiquement ajoutés dans le dossier du membre sous l'onglet Tests et Formations