L'étape Groupes dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à l’équipe, la plage horaire ou au nom de groupe (ex. : Mardi 18h-19h, Aréna XYZ, Junior 1, etc.).

Les participants s'inscrivent dans les groupes, c'est donc à cet endroit que la plupart des configurations et des restrictions seront appliquées.

Créer vos groupes

• Cliquer sur le menu Saisons.
   
• Cliquer sur l'icône de la Saison, la Sous-saison, l'Activité et la Catégorie pour laquelle vous souhaitez configurer vos groupes 
   
• Cliquer sur le bouton Ajouter.

Section informations générales et Licences

• (facultatif) Cliquez sur l'icône pour ajouter une image au groupe. Sélectionnez l'image depuis votre ordinateur et cliquez sur Soumettre pour la télécharger. 
   
• Dans la case Nom, inscrivez le nom du groupe ou de l’équipe (ex. : mardi 18h-19h)
   
• (facultatif) Dans la case Abréviation, indiquez l'abréviation du groupe. (ex. : M18h-19h) 
   
• Dans la case Rang, indiquez un nombre correspondant à la position que le groupe doit occuper dans le menu déroulant 
  (position par rapport aux autres groupes)
   
• Sélectionnez Oui ou Non pour déterminer si le groupe est actif. Si vous sélectionnez Non, le groupe ne sera pas affiché dans le formulaire d'inscription.
   
• Indiquez les dates d'activité de votre groupe, cliquer sur la case Date de début et Date de fin, puis sélectionner les dates correspondantes dans le calendrier.
   
• Si une licence (frais d'affiliation) doit obligatoirement être ajoutée à l'inscription des membres de ce groupe, sélectionnez la licence souhaitée dans le menu déroulant.
  • La licence doit avoir préalablement été créée dans le menu Licence. Pour plus de détails, consultez la documentation, Créer une licence (frais d'affiliation).
     

• 
  La section Fichier requis est accessible uniquement pour les organisations de patinage artistiques
• Dans la case Nom, veuillez inscrire le nom de fichier, celui-ci sera ajouté au fichier de musique téléchargé par vos participants. 
  • Les noms des participants seront aussi ajoutés au nom que vous aurez inscrit.
     
    • Nous vous suggérons d’inscrire le nom de la catégorie comme nom de fichier, par exemple :
      • Senior Dames – Programme libre
      • Senior Messieurs – Programme libre
      • Maître Élites Adulte plus de 35 ans – Dames 
      • Maître Élites Adulte plus de 35 ans – Messieurs
         
    • Comme indiqué ci-dessus, les noms des participants s’ajouteront à la suite du nom de fichier, par exemple :
      • Senior Dames – Programme libre_Jane Doe
      • Senior Dames – Programme libre_John Smith
         
• L’ajout d’une Description est facultatif, cependant nous vous suggérons d’ajouter une description, car celle-ci s’affichera dans l’étape de téléchargement de musique du formulaire d’inscription
  • Exemple : Veuillez téléverser votre musique

Pour plus d'information sur le téléchargement de la musique, veuillez consulter la documentation : Musique - Gestion par l'organisation
 

Section Restrictions

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section permet de déterminer des restrictions pour l’inscription à ce groupe (âge, sexe, nombre de participants). Ces champs sont facultatifs. Si une restriction est appliquée et qu'un membre ne répond pas aux critères, il sera informé qu’il est non-admissible.

• Dans la case Âge minimal, indiquez l’âge minimum en mois pour l'inscription dans ce groupe  (par exemple : 6 ans = 72 mois). 
   
• Dans la case Âge maximal, indiquer l’âge maximal en mois pour l'inscription dans ce groupe (par exemple : 9 ans = 108 mois).
  • Si l'âge maximum acceptée est de 12 ans (144 mois), vous devez inscrire 156 mois (13 ans) autrement les membres ayant 12 ans et un jour ne pourront pas s'inscrire à ce groupe.
     
• Si vous avez défini un âge minimum et/ou maximum, vous devez spécifier dans la case Âge en date du, la date à partir de laquelle le participant doit avoir atteint l'âge requis (par exemple : 6 ans à partir du 1er septembre 2018).
   
• Sélectionnez le genre si l'inscription dans ce groupe est limitée aux femmes ou aux hommes seulement.
   
• Dans la case Nombre de membres maximum, indiquez la capacité maximale de participants pour ce groupe.
   
• Sélectionnez OUI ou NON dans la section Continuer à accepter les inscriptions même lorsque le quota est atteint.
  
  • En sélectionnant, OUI, les membres pourront continuer de s'inscrire, et ce même si le quota est atteint.
     
  • En sélectionnant, NON, les inscriptions seront fermées dès que le quota maximum de membres sera atteint, incluant les inscriptions en attente et acceptées. 
     
• Sélectionnez des étiquettes ou des rôles, si vous souhaitez accepter uniquement les inscriptions de membre ayant une étiquette ou un rôle précis.
  • L'étiquette ou le rôle doit avoir préalablement déjà été ajouté dans le dossier du membre. Pour plus de détails, consultez la documentation, Membres.
     
• Si vous souhaitez empêches des membres ayant des soldes impayés de s'inscrire, cocher la case, Oui, sous Empêcher les clients ayant des factures en retard de s'inscrire.
  • Si vous avez sélectionné, Oui, assurez-vous d'inscrire la date avant laquelle les factures doivent être payées afin que l'inscription des membres soit bloquée. 
     

Section Informations additionnelles

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section vous permet de configurer l'ajout automatique d'un Rôle ou d'une Étiquette pour tous les membres acceptés dans ce groupe.

Contrairement aux rôles, vous devez avoir préalablement créé les étiquettes dans le menu Membres pour qu’elles s’affichent dans le menu déroulant. Pour plus de détails, consultez la documentation, Membres - Étiquettes.

• S'il y a lieu, cochez les rôles ou les étiquettes que vous souhaitez ajouter dans le dossier des membres qui s'inscriront dans ce groupe.

Section de facturation

Tous les champs de cette section sont obligatoires.

• Dans la case Terme sur la facture, sélectionnez le terme de paiement qui sera ajouté à la facture d'inscription du membre.
  
  
  • Afin d'avoir la possibilité de faire des rappels de facture à payer, nous vous suggérons de sélectionner les termes, Dû sur réception ou Pas de date. 
     
  • Autrement, en sélectionnant un terme avec un nombre de jours (par exemple dû dans 90 jours), vous ne pourrez pas faire parvenir un rappel de paiement de facture au client uniquement après 90 jours à compter de la date de facturation.
     
• Cliquer sur le bouton bleu Ajouter un produit afin de lier un produit au groupe et qui sera ajouté à la facture du membre. 
  
  
  • Inscrivez les premières lettres du produit rechercher dans le menu déroulant.
     
  • Indiquez le nombre de fois que le produit sera facturé dans la case Quantité.
    
    
    • Si vous avez créé un produit dont le prix total est de 240$ pour la session, entrez la quantité de 1. Par exemple, session de perfectionnement Été à 240$.
       
    • Si vous avez créé un produit dont le prix est par séance, entrez la quantité de séances. Par exemple pour des sessions de perfectionnement dont le prix est de 20$ par séance, entrez la quantité de 10 pour un montant total de 200$, la quantité de 12 pour un montant total de 220$, etc.
       
• Si plusieurs tarifs s'appliquent, par exemple un produit pour les résidents et un pour les non-résidents ou des produits selon le nombre de séances souhaitées par le participant, cliquer sur le bouton bleu, Ajouter des produits afin de les ajouter.  

Section Relevés fiscaux

Relevé 24

• Si l'activité est éligible au Relevé 24, sélectionner le type de critère :
  • Jour : sélectionnez cette option pour un camp de jour ou un service de garde.
  • Semaine : sélectionnez cette option pour un camp de vacances où le participant reste pour la nuit.
     
• Indiquer le nombre de jour ou semaine du camp de jour ou du camp de vacances.

Crédit d'impôt 

• Cochez la case si l'activité est éligible au crédit d'impôt pour activités des enfants.

• Cliquer sur Soumettre pour enregistrer les informations configurées dans le groupe.
   

Éditer les informations de votre groupe

Pour éditer les informations de votre groupe, cliquer sur l'icône à gauche du groupe que vous souhaitez modifier.

Apporter les modifications souhaitées et cliquer sur le bouton bleu Soumettre dans le bas de la page à droite.

Trier les colonnes

En cliquant sur les entêtes Nom, Rang et Statut vous avez la possibilité de trier les colonnes afin d'afficher les ligne de votre tableau en ordre croissant ou décroissant.

Copier ou Supprimer un groupe

• Cocher la case à droite de l'élément que vous souhaitez copier ou supprimer
   
• Dans le menu Action en haut à gauche sélectionner l'action souhaité Copier ou Supprimer dans le menu déroulant.

• Si vous sélectionnez Copier, une fenêtre s'affichera pour vous permettre d'inscrire le nom du Groupe
   
• Indiquer le rang, soit l'ordre dans lequel vous souhaitez que vos Groupes s'affichent 
   
• Inscrivez ensuite le nombre de jour des éléments du Groupe
  • Si vous souhaitez reporter d'une année, inscrivez 365 jours
  • Si vous souhaitez conserver les mêmes dates, inscrivez 0
  • Il vous sera possible d'éditer les dates inscrite après la création de votre Groupe en éditant les données de votre Groupe.
     
• Cliquer sur le bouton bleu Soumettre pour sauvegarder

Accéder aux membres inscrits dans un groupe

Cliquer sur l'icône pour accéder aux membres inscrits dans un groupe.

Ajuster ou Annuler une inscription

Cliquer sur l'icône pour ajuster ou annuler une inscription d'un membre dans un groupe.

Pour plus d'informations sur les étapes afin d'ajuster ou annuler une inscription, consulter la documentation suivante :

Ajuster l'inscription d'un ou plusieurs membres dans un groupe

Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres dans un groupe

Annuler les inscriptions d'un groupe complet