Cette section vous permet de gérer le cycle de vie d'une facture manuelle : la créer pour un client précis, la modifier ou la supprimer tant qu'elle est en brouillon, puis la renverser (annuler) si nécessaire. Vous pouvez aussi, à partir du menu Finances - Factures, envoyer un rappel à tous les clients ayant un montant à payer.

Le tableau des factures affiche les colonnes suivantes : No facture, Client, Échéance, Balance, Note et Statut.

Accéder aux factures

Dans le menu de gauche, cliquez sur Finances - Factures.

Rechercher une facture

Cliquez sur le bouton Filtres pour afficher les critères de recherche suivants :

• No facture
• Client
• Statut

Cliquez sur Effacer tous les filtres pour retirer les critères appliqués.

Trier les colonnes

Cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne pour trier les lignes du tableau en ordre croissant ou décroissant.

Tableau des factures

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• No facture : numéro de la facture. Une facture au statut Brouillon n'a pas encore de numéro.
• Client : nom du client facturé.
• Échéance : date d'échéance de la facture.
• Balance : solde à payer et montant total de la facture.
• Note : note inscrite sur la facture (ex. : détails de l'inscription). Cliquez sur Plus pour afficher la note complète.
• Statut : statut de la facture, parmi les suivants : Brouillon, Impayé, Partiel, Payé, En retard, Crédit ou Crédité.

Cliquez sur l'icône à gauche d'une facture pour la consulter.

Avant de créer une facture manuelle

La création d'une facture manuelle doit rester exceptionnelle. Les produits facturés manuellement ne sont pas ajoutés à un groupe d'inscription et ne s'affichent pas sur les relevés 24 ni sur les reçus pour crédit d'impôt, à moins d'être liés à une inscription → Validation des inscriptions

Privilégiez plutôt l'une des procédures suivantes, selon votre situation :

• Ajouter un membre dans un groupe → Ajouter manuellement un membre à un groupe
• Transférer un membre dans un autre groupe → Changer un membre de groupe
• Ajuster le coût d'une inscription, ou annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres ou d'un groupe complet → Ajuster ou annuler une inscription

  En cas de doute sur la procédure à suivre, communiquez avec l'équipe de soutien à l'adresse support@splextech.com avant de créer une facture manuelle.

   

Créer une facture manuelle

Vous pouvez créer une facture manuelle à partir du menu Finances - Clients ou du menu Finances - Factures.

À partir du menu Clients

Cliquez sur le menu Finances - Clients.

Cliquez sur le bouton Filtres et recherchez le client par son nom. Cliquez sur Effacer tous les filtres pour retirer les critères appliqués.

Cliquez sur l'icône à gauche du client pour accéder à son dossier, puis cliquez sur l'onglet Factures.

Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit. Le nom du client est automatiquement inscrit dans le champ Client.

À partir du menu Factures

Cliquez sur le menu Finances - Factures, puis sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.

Dans le champ Client, inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher le client, ou sélectionnez-le dans le menu déroulant.

Compléter la facture

Peu importe le menu utilisé, les étapes suivantes sont identiques.

Par défaut, la date du jour est inscrite dans le champ Date. Modifiez-la au besoin.

Dans le champ Termes, sélectionnez le terme souhaité.

Cliquez sur Ajouter un élément. Une fenêtre s'affiche.

• Dans le champ Produit, inscrivez les trois premières lettres du produit, puis sélectionnez le produit à facturer ou à créditer (s'il s'agit d'un rabais).
• Le champ Description affiche automatiquement la description du produit, s'il y en a une. Modifiez-la ou ajoutez-en une au besoin.
• Inscrivez la quantité dans le champ Quantité.
• Le champ Prix affiche le prix unitaire du produit. Modifiez-le au besoin. Le montant s'ajuste sur la facture selon la quantité inscrite.
• Cliquez sur le bouton bleu Soumettre en bas à droite.

Répétez ces étapes pour chaque produit à ajouter à la facture.

Au besoin, inscrivez une Note ou des Termes et conditions dans les champs situés au bas de la page, à gauche. Ces informations s'affichent sur la facture du client.

Pour terminer, cliquez sur l'un des boutons suivants :

• Enregistrer et publier : la facture est finalisée et envoyée au client.
• Enregistrer comme brouillon : la facture est enregistrée avec le statut Brouillon pour être complétée plus tard 

Modifier ou supprimer une facture en brouillon

Seules les factures ayant le statut Brouillon peuvent être modifiées ou supprimées. Elles s'affichent dans le menu Finances - Factures.

Cliquez sur l'icône à gauche de la facture pour y accéder.

Modifier une facture en brouillon

Cliquez sur le bouton bleu Modifier en haut à droite.

Apportez les modifications souhaitées en suivant les mêmes étapes que lors de la création d'une facture manuelle.

Cliquez ensuite sur Enregistrer et publier pour publier et envoyer la facture ou sur Enregistrer comme brouillon pour la conserver en brouillon.

Supprimer une facture en brouillon

Cliquez sur le bouton bleu Supprimer en haut à droite.

Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Renverser une facture

Le renversement permet d'annuler une facture manuelle déjà publiée.

Accédez à la facture à renverser à partir du menu Finances - Factures, ou de l'onglet Factures du dossier du client (menu Finances - Clients), puis cliquez sur l'icône à gauche de la facture.

Cliquez sur le bouton bleu Renverser la facture, puis confirmez votre action en cliquant sur Renverser la facture dans la fenêtre de confirmation.

Si la facture était déjà payée en partie ou en totalité, un solde créditeur est ajouté au compte du client. Ce crédit peut être :

• remboursé au client → Procéder à un remboursement
• appliqué à une facture impayée → Ajouter un paiement à la section Appliquer paiement type “Crédit (solde créditeur)”

Créditer un produit connexe oublié lors d'une annulation

Lors de l'annulation d'une inscription, les produits connexes (ex. : campagne de financement, frais, rabais) sont crédités seulement s'ils ont été liés à l'inscription → Validation des inscriptions, ou ajoutés au moment de l'annulation → Ajuster ou annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres.

Si l'inscription a déjà été annulée sans que le produit connexe soit crédité, créez une facture manuelle pour le créditer au client voir la section Créer une facture manuelle plus haut.

Ajoutez à la facture le même produit que celui facturé initialement, avec le montant inverse :

• Si le produit était un montant positif (ex. : frais), inscrivez un montant négatif
• Si le produit était un montant négatif (ex. : rabais, subvention), inscrivez un montant positif

Envoyer un rappel de factures

Pour envoyer un rappel à tous les clients ayant un montant à payer, cliquez sur le bouton Actions du menu Finances - Factures, puis sélectionnez Rappel de factures → Rappel de factures