Cette section vous permet de gérer des licences, que ce soit pour facturer des frais d'affiliation, des frais d'adhésion ou des cartes de membre à vos participants.

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Nom : nom de la licence
• Type de licence : type configuré (renouvelable annuellement à date fixe, renouvelable à la date d'achat, non-renouvelable)
• Date de début : date de début de validité
• Date de fin : date de fin de validité
• # dans formulaires : nombre de formulaires d'inscription où la licence est utilisée
• Crédit d'impôt : indique si la licence est admissible au crédit d'impôt

Types de licence

Trois types de licences peuvent être configurés selon vos besoins :

1. Renouvelable annuellement à date fixe : se renouvelle automatiquement chaque année à une date précise. Idéale pour les adhésions qui suivent un cycle annuel fixe
2. Valide pour une durée spécifique à partir de la date d'achat : valable pour une période déterminée à compter de la date d'achat ou du début de l'activité. Convient aux adhésions dont la validité débute au moment de l'achat ou de l'activité
3. Non-renouvelable : n'est pas conçue pour être renouvelée automatiquement. Adaptée aux adhésions temporaires ou uniques

Configuration d'une licence

La configuration d'une licence se fait en trois étapes :

1. Création de la licence dans le menu Licences
2. Configuration de la licence dans le Groupe de l'activité (menu Saison)
3. Configuration de l'étape Licence d'activité dans le formulaire d'inscription
    

Créer une licence

Dans le menu de gauche, cliquez sur Licences, puis sur le bouton bleu Ajouter.

Dans le menu déroulant Type de licence, sélectionnez le type à créer : Licence annuelle renouvelable à date fixe, Licence renouvelable à la date d'achat ou Licence non renouvelable. La configuration propre à chacun est détaillée dans les sections suivantes.

Renouvelable annuellement à date fixe

Une licence renouvelable annuellement est valide à partir d'une date fixe chaque année (ex. : 1er septembre). Elle est demandée lors de l'inscription à une activité qui la requiert, mais n'est facturée qu'une seule fois pour les groupes partageant la même licence. Si une licence est déjà valide pour l'activité, le système ne la facture pas de nouveau, sauf si l'activité dépasse sa période de validité.

• Dans la case Nom, saisissez un nom clair pour identifier la licence (ex. : Frais d'affiliation, Frais d'adhésion, Carte de membre)
• Dans la case Date de renouvellement, sélectionnez la date à laquelle la licence arrive à échéance (ex. : pour un renouvellement le 1er septembre, inscrivez le 31 août)
• Dans la case Produits, sélectionnez le produit à lier à la licence en saisissant au moins les trois premières lettres de son nom
• Dans la case Quantité, indiquez combien de fois le produit doit être facturé au client (généralement 1)
• Cliquez sur Ajouter un produit pour lier un produit supplémentaire à la licence, et répétez l'opération au besoin

• Si un numéro de licence est requis, activez l'option Demander le numéro de licence. Les participants pourront inscrire leur numéro ou passer l'étape grâce à l'option Je n'ai pas ou je ne connais pas mon numéro de licence. Vous pourrez ajouter le numéro manuellement dans le dossier du membre. Si ce n'est pas nécessaire, décochez cette option
• La case Libellé de la question de numéro de licence permet de personnaliser le texte affiché dans le formulaire d'inscription. Par défaut, le libellé est Numéro de licence ; vous pouvez le remplacer par le texte de votre choix (ex. : Numéro d'affiliation à Patinage Canada)
• Cochez la case Admissible au crédit d'impôt si la licence est éligible au crédit d'impôt pour activités des enfants
• Cliquez sur Soumettre pour enregistrer la licence

Valide pour une durée spécifique à partir de la date d'achat

Une licence valide à partir de la date d'achat (ou de début d'activité) reste valide pour la période déterminée. Si la licence est déjà payée et couvre la période de l'activité, elle n'est pas facturée à nouveau ; le renouvellement n'est requis que si l'activité dépasse sa date de validité.

• Dans la case Nombre de jours, inscrivez la durée de validité de la licence
• Dans la case Produits, sélectionnez le produit à lier à la licence en saisissant au moins les trois premières lettres de son nom
• Dans la case Quantité, indiquez combien de fois le produit doit être facturé au client (généralement 1)
• Cliquez sur Ajouter un produit pour lier un produit supplémentaire, et répétez l'opération au besoin

Complétez ensuite les champs Demander le numéro de licence, Libellé de la question de numéro de licence et Admissible au crédit d'impôt, puis cliquez sur Soumettre — voir la section Renouvelable annuellement à date fixe pour le détail de ces champs.

Non-renouvelable

Une licence non-renouvelable est utilisée pour facturer un produit obligatoire ou pour demander au participant de choisir parmi plusieurs options, sans lien direct avec une activité (ex. : frais d'administration, participation ou non à une campagne de financement, frais pour non-résident). Contrairement aux licences renouvelables, elle peut être ajoutée directement dans un formulaire d'inscription sans être liée à un groupe.

Exemple d'utilisation : lors de l'inscription, une licence non-renouvelable peut permettre au participant de choisir entre plusieurs produits, par exemple Participation aux campagnes de financement (0 $) ou Non-participation (90 $).

• Dans la case Type d'expiration, sélectionnez :
  • Valide pour un nombre de jours après l'achat : indiquez la durée de validité en jours
  • Valide pour une période spécifique : indiquez les dates de début et de fin de validité
• Dans la case Produits, sélectionnez le produit à lier à la licence en saisissant au moins les trois premières lettres de son nom
• Dans la case Quantité, indiquez combien de fois le produit doit être facturé au client (généralement 1)
• Cliquez sur Ajouter un produit pour lier un produit supplémentaire, et répétez l'opération au besoin

Complétez ensuite les champs Demander le numéro de licence, Libellé de la question de numéro de licence et Admissible au crédit d'impôt, puis cliquez sur Soumettre — voir la section Renouvelable annuellement à date fixe pour le détail de ces champs.
 

Modifier une licence

Cliquez sur l'icône à gauche de la licence à modifier, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur le bouton bleu Soumettre au bas de la page.
 

Trier les colonnes

Cliquez sur les entêtes Nom, Type de licence, Date de début, Date de fin, # dans formulaires ou Crédit d'impôt pour trier les lignes du tableau en ordre croissant ou décroissant.
 

Filtres de recherche

Cliquez sur le bouton Filtres pour afficher le critère de recherche suivant :

• Nom

Cliquez sur Effacer tous les filtres pour retirer le critère appliqué.