Cette section vous permet de changer le groupe d'un membre, ou le produit associé à son inscription. Vous pouvez utiliser cette option dans les situations suivantes :

• Le membre ne s'est pas inscrit dans le bon groupe.
• Le membre n'a pas sélectionné le bon produit (ex. : il a choisi le produit résident alors qu'il est non-résident). Dans ce cas, il suffit de modifier le produit.

Le chemin d'accès diffère selon le statut de l'inscription (en attente ou acceptée), mais la procédure est identique une fois l'icône Changer de groupe cliquée.

Accéder au changement de groupe

Pour une inscription en attente

Cliquez sur le menu Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation.

Cliquez sur le bouton Filtres et recherchez le membre par son nom.

Cliquez sur l'icône à gauche de l'inscription pour accéder à sa page détaillée.

Dans le tableau Liste des inscriptions, cliquez sur l'icône pour changer de groupe de la colonne Traiter.

Pour une inscription acceptée

Cliquez sur le menu Membres - Liste des membres.

Cliquez sur le bouton Filtres et recherchez le membre par son nom.

Cliquez sur l'icône à gauche du membre pour accéder à son dossier.

Dans l'onglet Inscriptions, cliquez sur le groupe dans lequel effectuer le changement (dernier lien bleu de la colonne Saison).

Dans la page des membres du groupe, cliquez sur l'icône changer de groupe à gauche du membre.

Changer le membre de groupe

Peu importe le statut de l'inscription, les étapes suivantes sont identiques.

Dans la section Sélectionner un groupe, sélectionnez la Saison, la Sous-saison, l'Activité, la Catégorie, le Groupe et le Produit que vous souhaitez modifier.

La fenêtre présente ensuite deux sections :

• Produits ajoutés : le nouveau produit et son prix. Modifiez le prix dans le champ Prix unitaire, si nécessaire.
• Produits retirés : le produit facturé lors de l'inscription initiale, qui sera crédité.

Pour ajouter des produits supplémentaires à la facture, cliquez sur le + de la section Produit, puis sélectionnez le produit souhaité (ex. : le client a oublié de sélectionner son rabais pour un deuxième enfant ou d'ajouter un chandail à son inscription).

La colonne Ajustement total montre les modifications apportées à la facture.

Par exemple, le client est facturé 350 $ pour le nouveau produit et crédité de 300 $ pour le produit initialement facturé.

Cliquez sur Soumettre en bas à droite pour confirmer le changement de groupe.

Facturation après un ajustement ou une annulation

Le système ne génère pas de nouvelle facture. La facture existante est automatiquement ajustée selon les produits ajoutés, modifiés ou annulés, et conserve le même numéro. Le montant à payer ou à créditer est automatiquement mis à jour dans le dossier du client.

Pour consulter la facture, cliquez sur le menu Finances - Clients, accédez au dossier du client (payeur), puis cliquez sur l'onglet Factures.

Au bas de la facture, le tableau Historique des modifications présente les versions précédentes : la colonne Date indique la date de génération et la colonne Montant, le montant facturé. Cliquez sur une ligne pour consulter les produits facturés précédemment.

Selon la situation du client :

• Facture non payée, montant plus élevé ou moins élevé : le montant total de la facture est modifié selon l'ajustement
• Facture payée, montant plus élevé : un montant dû est ajouté au compte du client. Envoyez-lui un rappel pour l'en informer → Rappel de factures
• Facture payée, montant moins élevé ou annulation : un solde créditeur est ajouté au compte du client. Vous pouvez le rembourser → Procéder à un remboursement, ou l'appliquer à une autre facture impayée → Ajouter à un paiement à la section Appliquer paiement type “Crédit (solde créditeur)”