Ajuster ou annuler une inscription
Découvrez comment ajuster le coût de l'inscription de vos membres, annuler leur inscription ou annuler un groupe complet
Écrit par Melanie Bujold
Mise à jour le 13 octobre 2026
Index
Cette section vous permet de modifier l'inscription de membres déjà acceptés dans un groupe, à l'aide d'un seul outil : Ajuster/Annuler les inscriptions. Trois traitements sont possibles :
- Ajuster l'inscription : retirer, ajouter ou modifier le prix d'un produit associé à l'inscription d'un ou plusieurs membres.
- Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres du groupe, avec ou sans frais supplémentaires.
- Annuler un groupe complet : annuler l'inscription de tous les membres d'un groupe, par exemple lorsqu'un groupe ou un cours est annulé avant le début.
Important : Ces traitements s'appliquent uniquement aux inscriptions acceptées. Pour refuser une inscription en attente ou changer le membre de groupe avant de l'accepter → Inscriptions en attente d'acceptation
Avant de commencer
Lors d'un ajustement ou d'une annulation, seuls les produits liés à l'inscription s'affichent. Vérifiez toujours la facture originale du membre afin de déterminer si des produits doivent être ajoutés ou retirés.
Important :
- Les produits connexes ajoutés à l'étape Activités du formulaire d'inscription (ex. : campagne de financement, frais, rabais) ne s'affichent que s'ils ont été liés à l'inscription. Il en va de même pour les produits facturés ou crédités sur une facture manuelle. Liez-les avant de procéder → Validation des inscriptions
- Les licences (frais d'affiliation) ne s'affichent pas et ne doivent pas être ajoutées à la facture d'annulation. Leur retrait et leur remboursement se font directement dans le dossier du membre → Supprimer et rembourser la licence d'un membre
Accéder à l'ajustement ou l'annulation d'inscription
L'ajustement et l'annulation se font directement dans le groupe où le membre est inscrit.
Accéder au groupe du membre
Vous pouvez accéder au groupe de trois façons :
- Par le menu Acceptées/Refusées : cliquez sur le menu Inscriptions en ligne - Acceptées/Refusées, recherchez le membre inscrit, puis cliquez sur le nom du groupe (dernier lien bleu de la colonne Saison).
-
Par le menu Saisons : cliquez sur le menu Saisons, puis cliquez successivement sur l'icône
de la saison, de la sous-saison, de l'activité, de la catégorie et du groupe.
-
Par le dossier du membre : cliquez sur le menu Membres - Liste des membres, recherchez le membre à l'aide du bouton Filtres et accédez à son dossier en cliquant sur l'icône . Dans l'onglet Inscriptions, cliquez sur le nom du groupe (dernier lien bleu).
Ouvrir l'option Ajuster/Annuler les inscriptions
Dans la page des membres inscrits dans le groupe, cliquez sur le bouton Actions, puis sélectionnez Ajuster/Annuler les inscriptions.
Sélectionner le type d'ajustement
Dans le champ Type d'ajustement, sélectionnez :
- Ajuster/Annuler une partie du groupe pour ajuster ou annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres
- Annulation complète de tous les membres du groupe pour annuler tout le groupe
Le champ Facturer et appliquer les crédits en date du affiche la date du jour par défaut. Modifiez-la au besoin.
Par exemple, en début d'année, pour ajuster le coût d'inscription admissible au crédit d'impôt d'une activité ayant eu lieu durant l'année fiscale précédente.
Ajuster l'inscription d'un ou plusieurs membres
L'ajustement est à privilégier chaque fois que le coût d'inscription d'un membre doit être modifié, notamment pour :
- ajuster le coût d'inscription d'un ou plusieurs membres;
- modifier la quantité du produit sélectionné lors de l'inscription;
- ajouter ou retirer un produit (ex. : frais, rabais).
Important : N'utilisez jamais l'ajustement pour ajouter un produit d'inscription dans le but d'inscrire le membre à un autre groupe. Utilisez plutôt → Ajouter manuellement un membre à un groupe ou Changer un membre de groupe
Après avoir sélectionné Ajuster/Annuler une partie du groupe, repérez le membre dans la liste (classée par ordre alphabétique de prénom), puis cliquez sur le bouton bleu Ajuster l'inscription à droite de son nom.
Cliquez sur le + dans le coin inférieur gauche du tableau, sélectionnez le produit dans le menu déroulant, puis inscrivez la Quantité et le Prix unitaire.
La colonne Ajustement total indique le montant qui sera facturé ou crédité sur la facture.
Astuce : Ne modifiez jamais les lignes des produits déjà facturés. Ajoutez plutôt une nouvelle ligne avec le +, même pour ajuster le prix d'un produit existant. Référez-vous toujours à la colonne Ajustement total : elle indique exactement ce qui sera ajouté ou crédité.
Modifier le prix d'un produit
Par exemple, le membre a été facturé 300 $ alors que le prix aurait dû être de 350 $.
- Cliquez sur le + et sélectionnez le même produit.
- Inscrivez la quantité 1 et le prix 50.
La colonne Ajustement total indique que 50 $ seront ajoutés à la facture.
Créditer un produit
Par exemple, vous souhaitez ajouter un rabais de 25 $.
- Cliquez sur le + et sélectionnez le produit de rabais.
- Inscrivez la quantité 1 et le prix -25.
La colonne Ajustement total indique que 25 $ seront crédités sur la facture.
Important : Pour un crédit, inscrivez soit la quantité en négatif (-1), soit le prix en négatif, mais jamais les deux. Si les deux sont en négatif, l'Ajustement total sera positif et le montant sera facturé.
Vous pouvez ajuster l'inscription de plusieurs membres du même groupe en une seule opération.
Avant de cliquer sur Soumettre au bas de la page, vérifiez la colonne Ajustement total de chaque membre pour vous assurer que les montants correspondent à ce que vous souhaitez facturer ou créditer.
Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres
Après avoir sélectionné Ajuster/Annuler une partie du groupe, repérez le membre dans la liste (classée par ordre alphabétique de prénom), puis cliquez sur le bouton rouge Annuler l'inscription à droite de son nom.
Pour annuler plusieurs membres du même groupe en une seule opération, répétez cette étape pour chacun d'eux.
Annuler sans facturer de frais supplémentaires
Pour annuler tous les produits facturés sans ajouter de frais (ex. : frais administratifs), ne modifiez ni la quantité ni le prix des produits affichés.
Dans la colonne Ajustement total, les montants facturés s'affichent en négatif et les montants qui avaient été crédités (ex. : rabais famille) s'affichent en positif.
Important : Il est normal que la quantité soit à 0. Ne la modifiez pas. Si vous inscrivez 1, l'inscription sera annulée, mais aucun crédit ne sera appliqué.
Annuler en facturant des frais supplémentaires
Pour annuler tous les produits facturés tout en facturant des frais (ex. : frais administratifs) :
- Ne modifiez ni la quantité ni le prix des produits à rembourser.
- Cliquez sur le + dans le coin inférieur gauche du tableau.
- Sélectionnez le produit à facturer dans le menu déroulant.
- Inscrivez la Quantité et le Prix unitaire.
Par exemple, le membre est crédité de 300 $ pour son inscription et des frais d'administration de 25 $ sont ajoutés. Le montant à rembourser est donc de 275 $.
Confirmer l'annulation
Dans les deux cas, cochez au besoin la case Rembourser les frais de service Splex.
Cliquez sur Soumettre pour confirmer l'annulation.
Astuce : L'inscription est déjà annulée et un produit connexe n'a pas été crédité ? Pour plus de détails, consultez la documentation → Facture manuelle et inscriptions
Important : Si des produits connexes manquent dans la liste des produits annulés, assurez-vous d'avoir fait la validation des inscriptions → Validation des inscriptions. Si le membre est inscrit dans plusieurs groupes, ces produits peuvent aussi être liés à un autre groupe.
Annuler un groupe complet
L'annulation complète permet d'annuler l'inscription de tous les membres d'un même groupe et de créditer la totalité des coûts d'inscription. Elle est principalement utilisée lorsqu'un groupe ou un cours est annulé avant le début.
Important : Tous les membres du groupe doivent avoir été acceptés. Avant d'annuler le groupe :
- faites la validation des inscriptions de tous les membres du groupe, afin que le système crédite l'ensemble des produits liés → Validation des inscriptions
- s'il y a lieu, retirez et remboursez les licences dans le dossier de chacun des membres → Supprimer et rembourser la licence d'un membre.
Après avoir sélectionné Annulation complète de tous les membres du groupe dans le champ Type d'ajustement, cochez au besoin la case Rembourser les frais de service Splex.
Cliquez sur Soumettre en bas à droite pour confirmer l'annulation des inscriptions du groupe.
Rembourser les frais de service Splex
Si votre organisation facture les frais de service Splex au client, cochez la case Rembourser les frais de service Splex pour les lui rembourser lors d'une annulation.
Important : Splex ne rembourse pas ces frais. S'ils sont remboursés au client, ils seront tout de même facturés à votre organisation.
Facturation après un ajustement ou une annulation
Le système ne génère pas de nouvelle facture. La facture existante est automatiquement ajustée selon les produits ajoutés, modifiés ou annulés, et conserve le même numéro. Le montant à payer ou à créditer est automatiquement mis à jour dans le dossier du client.
Pour consulter la facture, cliquez sur le menu Finances - Clients, accédez au dossier du client (payeur), puis cliquez sur l'onglet Factures.
Au bas de la facture, le tableau Historique des modifications présente les versions précédentes : la colonne Date indique la date de génération et la colonne Montant, le montant facturé. Cliquez sur une ligne pour consulter les produits facturés précédemment.
Selon la situation du client :
- Facture non payée, montant plus élevé ou moins élevé : le montant total de la facture est modifié selon l'ajustement
- Facture payée, montant plus élevé : un montant dû est ajouté au compte du client. Envoyez-lui un rappel pour l'en informer → Rappel de factures
- Facture payée, montant moins élevé ou annulation : un solde créditeur est ajouté au compte du client. Vous pouvez le rembourser → Procéder à un remboursement, ou l'appliquer à une autre facture impayée → Ajouter à un paiement à la section Appliquer paiement type “Crédit (solde créditeur)”
Important : L'annulation d'une inscription crédite la facture, mais ne rembourse pas le client.